비용 절감과 비용 회피를 기록하기 위해 추적 스프레드 시트를 작성하면 조직에서 "단단한"비용 절감과 "부드러운"절감을 정확하게보고 할 수 있습니다. 하드 저축은 전년 대비 저렴한 비용으로 표시됩니다. 부드러운 저축은 덜 가시적이며 공급 업체의 비용 증가를 줄이거 나 요금 인상과 함께 제공되는 "무료"교육을 협상하는 것을 포함 할 수 있습니다. 저축을 추적하기위한 스프레드 시트를 개발하는 것은 구입 책임자에게 인센티브를 제공하는 데 중요합니다.
필요한 항목
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스프레드 시트 프로그램
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과거 영업 비용
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계약서
운영 비용을 논리적 범주로 그룹화합니다. 범주는 모든 유틸리티를 그룹화하는 것과 같이 유형별로 지정할 수 있습니다. 여러 명의 직원이 구매를 담당 할 경우 책임자가 비용을 분류하십시오.
스프레드 시트의 첫 번째 셀에 제목 "비용"을 입력하십시오. 아래에 카테고리 이름을 입력 한 다음 아래 셀에 비용 이름을 나열하십시오. 각 카테고리에 대해 반복하십시오.
다음 열에는 "Actuals"열과 연도를 입력하십시오. 그 아래에 각 비용 이름 오른쪽에있는 셀에 소비 된 달러를 입력하십시오. 다음 열에 "조정"란을 표시하고 적용되는 동일한 비용 행에서 계약 상 증가 또는 감소를 입력하십시오. 다음 열에 "벤치 마크"란을 표시하고 실제 금액에 1을 더한 값에 실제 값을 곱하는 수식을 입력하십시오 (실제 * (1 + 조정)).
작년에 생산 된 품목의 수량과 내년에 계획된 생산량을 확인하십시오. 다음 행의 맨 위에 "단위당"을 입력하십시오. 자재 및 노동과 같은 모든 해당 경비에 대해 벤치 마크를 새로운 수량으로 조정하는 수식을 입력하십시오: (벤치 마크 / 수량 작년 * 수량 올해).
"실제"와 다음 연도의 맨 위 행에 현재 연도를 입력하고 실제 비용 금액을 알 때까지 공백으로 두십시오. 다음 열의 제목을 "차이"로하십시오. 각 비용에 대해 벤치 마크 열의 번호에서 올해 실제 비용을 뺀 수식을 입력하십시오.
각 범주 뒤에 두 개의 빈 줄을 삽입하십시오. 첫 번째 줄에 "소계"를 입력합니다. 옆에있는 셀에 수식을 입력하여 해당 범주의 모든 비용을 합산하고 스프레드 시트의 모든 열에 복사합니다. 마지막 카테고리 다음에 첫 번째 열에 "Total"을 입력하고 그 옆 셀에 수식을 입력하여 모든 카테고리 부분합을 함께 추가하십시오. 이 항목을 스프레드 시트의 모든 열에 복사하십시오.
새로운 계약서에 서명하거나 실제 송장을 받으면 비용을 입력하십시오. 새로운 비용이나 로그 비용 절감을 위해 추가 행을 삽입하십시오.
팁
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비용 절감 효과를 미리 결정하여 총 소유 비용을 향상시킵니다. 주요 결정 사항에는 직원이 모든 비용에 대해 순 저축으로 보상받을 지 여부와 다른 범주에 영향을 미치는 무형 저축을 처리할지 여부가 포함됩니다. 조정 열을 사용하여 목표를 설정할 수도 있습니다. 각 카테고리에 대해 원하는 저축률을 적용하면 각 비용에 대한 벤치 마크 목표가 작성됩니다. 운영 경비를 낮추거나 노동 시간을 단축하는 프로세스 개선 사항을 포함시켜야합니다.
