효과적인 비즈니스 의사 소통은 조직의 성공에 매우 중요합니다. 회사의 성과 및 직원 생산성뿐만 아니라 수익에도 큰 영향을 미칩니다. 비즈니스 소유자는 비전과 목표를 명확하게 전달하고 고객 및 잠재적 인 파트너와 관계를 형성하고 팀과 상호 작용할 수 있어야합니다.
비즈니스 의사 소통의 필수 요소
관리자, CEO, 팀 리더 및 기타 전문가는 책임을 완수하기 위해 훌륭한 커뮤니케이터가되는 법을 배워야합니다. 더 많은 제품을 판매하거나 강력한 팀을 구성하거나 마케팅 활동을 극대화하려는 경우 비즈니스 커뮤니케이션의 필수 요소를 숙지하는 것이 중요합니다.
성공하기를 원하면 좋은 전략가가되거나 훌륭한 아이디어를 얻는 것만으로는 충분하지 않습니다. 물론, 당신은 당신의 고객과 대화하고 당신의 서비스를 홍보하기 위해 사람들을 고용 할 수 있지만 여전히 당신의 비전을 말로 표현할 필요가 있습니다. 직원들에게 피드백을 제공하고 직원들의 의견을 경청하며 회사의 목표를 논의하는 것은 귀하의 책임입니다.
비즈니스 의사 소통은 조직 내외부의 사람들과 정보를 공유하는 데 있습니다. 공식 및 비공식 커뮤니케이션, 내부 및 외부 커뮤니케이션, 법률 커뮤니케이션, 측면 또는 수평 커뮤니케이션 등 다양한 형태가 가능합니다. 지침, 아이디어, 의견, 보고서 등을 전달할 수있는 양방향 채널이라고 생각하십시오.
의사 소통이 효과적이기 위해서는 상호 적이어야합니다. 당신은 분명히 말하고 신중하게 들어야합니다. 또한 비즈니스 의사 소통의 기본 사항을 이해했는지 확인하십시오.
- 구조
- 관련성
- 일관성
- 명쾌함
- 최신 성 및 우선 성
- 매질
우선, 당신의 메시지는 구조가 잘되어 있어야하고, 오프닝, 바디 및 클로징이 있어야합니다. 전자 메일을 보내거나, 전화를 걸거나, 프로젝트를 발표 할 때 이러한 구조적 요소를 염두에 두십시오. 관객이 무엇을 기대하는지 알 수 있도록 메시지를 간단히 소개하십시오. 예를 들어 "오늘은 다음 분기의 마케팅 전략에 대해 논의 할 것입니다."라고 말할 수 있습니다. 다음으로 아이디어를 자세히 제시하십시오. 문맥에 따라 사실과 숫자로 진술을 백업해야 할 수도 있습니다. 토론 한 핵심 내용을 간략히 요약하여 메시지를 닫으십시오.
귀하의 메시지가 명확하고 타겟층과 관련이 있는지 확인하십시오. 고객에게 몇 가지 사소한 변경 사항이 아닌 완전한 웹 사이트 개혁이 필요하다고 설명하려고한다고 가정 해보십시오. 당신은 웹 디자인, 검색 엔진 최적화, 반송 률 및 기타 기술적 측면에 대해 토론하고 싶을 지 모르지만하지 마십시오. 고객은 이러한 것들의 의미와 왜 중요한지 알지 못할 수도 있습니다. 대신 전체 웹 사이트 재 설계가 자신의 비즈니스에 어떻게 도움이되는지 집중해야합니다. 더 많은 고객에게 다가 가고 브랜드 인지도를 높이고 유지율을 높이고 데이터 보안을 개선 할 것이라고 말하십시오.
항상 메시지 일관성을 유지하면서 관객과 컨텍스트에 적응하십시오. 당신이 끊임없이 마음을 바꾸는다면, 당신은 당신의 신뢰성을 잃을 위험이 있습니다.
직원들에게 고객 데이터를 보호하고 소프트웨어를 업데이트하고 보안 정책을 적용 할 것을 지시하는 것이 중요합니다. 서면 의사 소통을 통해 아이디어를 명확히하고 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하는 것이 더 쉬워집니다.
또한 메시지가 기억에 남는 지 확인하십시오. 신념을 강화하고 주제와 관련이있는 강력하고 명확한 진술을 포함 시키십시오. 견적이나 다른 강력한 오프닝으로 메시지를 시작하거나 끝내는 것을 고려하십시오. 때로는 유머가 도움이 될 수도 있습니다. 고객이나 직원과 이야기를 나눌 때 그녀에게 기억할 것을 제공하십시오.
심리학자들에 따르면 어떤 사람들은 그들이 본 목소리 나 들었던 것을 기억할 가능성이 더 큽니다. 이를 최근 성호 효과라고합니다. 다른 사람들은 그들이 처음 보았거나 들었던 것을 기억하는 경향이 있는데, 이것은 우선권 효과로 알려져 있습니다. 따라서 강력한 진술로 메시지를 시작하거나 종료하는 것이 좋습니다.
고려해야 할 또 다른 사항은 통신 매체입니다. 메시지를 어떻게 전달할 계획입니까? 통신 매체에는 여러 유형이 있으며 각각에는 고유 한 특성이 있습니다. 여기에는 다음이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다:
- 프리젠 테이션
- 보고서
- 온라인 커뮤니케이션
- 업무 회의
- 비디오 및 전화 회의
- 이메일
- 소셜 미디어
- 인쇄 매체
- 계약서 및 기타 공식 문서
비즈니스 의사 소통의 법적 측면
계약서를 작성하거나 법적인 서류를 제출할 때 명확하게 의사 소통하는 것이 더 중요합니다. 통신 불량은 엄청난 벌금, 사기, 명예 훼손, 매출 손실 및 값 비싼 소송을 초래할 수 있습니다.
광고와 관련된 법률을 포함하여 주 또는 카운티의 법률을 숙지하십시오. 예를 들어, 귀하의 마케팅 캠페인은 진실해야하며 귀하의 업계 법률을 준수해야합니다. 식이 보조제를 판매하는 경우 귀하의 제품이 질병을 치료하거나 예방한다고 주장하지 않을 수 있습니다. 또한 술과 담배는 고객에게 유익한 것으로 마케팅 할 수 없습니다. 어려운 사실을 통해 귀하의 주장을 뒷받침하고 필요한 공개를하십시오.
비즈니스 계약 및 계약을 다시 확인하십시오. 말할 것이 있다면 서면으로하십시오. 계약서에 사용 된 용어를 명확하게 정의하는 절을 포함하십시오. 계약 기간 및 해지, 보증, 분리 가능성 및 기밀 유지와 같은 관련 섹션을 추가하십시오.
직원과 의사 소통하는 방법에도주의를 기울이십시오. 신중하게 단어를 선택하십시오. 위협을 피하거나 직원을 차별하지 마십시오. 예를 들어, 특정 프로젝트를 수행하기에는 너무 어리다는 직원의 이야기는 연령 차별로 기소 될 수 있습니다. 장애인 근로자를 괴롭히는 관리자는 자신의 행동이 문제의 사람을 해할 의도가 아니더라도 장애인 차별로 고소 당할 수 있습니다.
비즈니스 의사 소통이 중요한 이유는 무엇입니까?
의사 소통의 주요 측면을 알면 왜 그렇게 중요한지 이해하는 것이 어렵지 않습니다. 효과적인 의사 소통을 통해 법률 준수를 보장하면서 고객, 직원 및 비즈니스 파트너와의 관계를 강화할 수 있습니다. 또한 경쟁 우위를 확보하고 마케팅 활동을 최대한 활용할 수 있도록 도와줍니다.
조직에서 외부 의사 소통의 중요성을 과소 평가해서는 안됩니다. 관리자 또는 사업주로서 투자자, 주주, 공급자 및 잠재적 인 파트너뿐만 아니라 대상 고객에게 메시지를 전달할 수 있어야합니다. 라이브 이벤트는 예를 들어 잠재 고객의 관심을 끌거나 중소기업을위한 자금을 확보 할 수있는 기회를 제공합니다. 잘 생각한 연설이나 매력적인 제품 발표는 평판을 높이고 판매를 창출 할 수 있습니다. 인터뷰와 보도 자료를 통해 고객과 투자자에게 최신 프로젝트에 대해 알릴 수 있습니다. 예를 들어 브랜드와의 새로운 공동 작업이나 업계를 혼란에 빠뜨릴 수있는 새로운 제품 라인에 대해 이야기하고 싶을 수 있습니다. 명확하게 의사 소통하고 진정한 가치를 제공한다면 브랜드 주변에서 윙윙 거리는 소리가납니다.
내부 커뮤니케이션 역시 필수적입니다. 직원의 거의 절반이 다음에 무엇을해야 할지를 알지 못하거나 회의를 떠나지 않습니다. 실제로 전문가의 21 %는 내부 의사 소통을위한 공식 계획이 없습니다. 회의의 목적과 목적을 명확하게 밝히지 않으면 작업장에서 혼란과 갈등을 야기 할 수 있습니다.
훌륭한 의사 전달자 인 리더는 직원의 사기를 높이고 이직률을 낮추며 조직의 생산성을 높일 수 있습니다. 그들은 또한 팀과 더 강한 유대 관계를 유지하며 갈등을 거의 경험하지 않습니다. 또한 효과적인 내부 커뮤니케이션을 통해 직원이 회사의 성장과 성공에 기여하는 역할과 역할을 이해할 수 있습니다.
