많은 사람들이 최후의 수단을 제외하고 지침을 읽지 않습니다. 일단 사람들이 그것을 읽으면 명확하고 간결한 언어로 작성된 경우에만 도움이됩니다. 잠재 고객을 이해하면 안내를 제공하고 지침을 제공 할 수 있습니다.
잠재 고객 연구
지침은 일반적으로 독자에게 제품이나 절차를 수행, 작성, 운영 또는 유지하는 방법을 알려줍니다. 먼저 주제에 대한 이해도를 높이기 위해 잠재 고객을 대상으로 자격을 부여하십시오. 예를 들어, 신규 채용 안내를 작성하는 경우 일반 언어로 작성해야하며 고위 경영진을위한 지침에는 업계 용어를 더 많이 포함 할 수 있습니다. 독자에게 적절한 언어를 사용하고 작업을 수행하는 데 필요한만큼의 세부 정보를 포함하십시오.
소개 만들기
종종 독자는 서술 소개를 건너 뛰고 지침으로 바로 이동합니다. 독자들이 소개를 진행하는 것을 돕기위한 한 가지 방법은 단락 양식 대신 번호가 매겨진 목록에 지침에 대한 설명이나 이유를 쓰는 것입니다. 독자는 목록을 검토 할 가능성이 더 큽니다. 지시 사항의 목적, 문서를 읽어야하는 사람 및 포함 된 내용을 별도의 제목 아래에 포함 시키십시오. 이 소개는 또한 독자에게 커버되지 않은 것에 대한 단서를 제공합니다.
활성 음성 사용
"흰색 선을 플러그 A에 삽입해야합니다."와 같이 수동 음성을 사용하지 마십시오. 대신 "흰색 선을 플러그 A에 삽입하십시오."와 같이 활성 음성이 필요한 명령으로 작성하십시오. 목록 작성 여부, 서술 또는 소책자는 긴 문장을 여러 단계로 나누어 머리글 아래에 나열된 간단한 지침으로 작성합니다. "and"라는 단어가 포함 된 문장을 짧은 문장으로 분리하십시오. "케이블을 연결하여 빨간 콘센트에 넣어야합니다"라고 쓰는 대신 "케이블을 연결하십시오."와 같은 동작 동사로 시작하는 두 문장을 씁니다. 스플 라이스 된 케이블을 빨간 콘센트에 넣으십시오. "명확하고 굵은 제목은"Hook Up the Wires "와 같은 것을 말할 수 있습니다.
설명 된 정보와 별도의 조치
매우 자주, 지침도 설명이 필요합니다. 설명의 주석을 다음 두 가지 방법 중 하나로 작성하십시오. 실제 지침을 과장하여 강조하거나 참조 용으로 별도의 열에 설명을 제공하십시오. 하나의 전술은 문서의 한면에 단계를 배치하는 것이며, 설명은 나란히 배치하여 짧은 단락으로 설명합니다. 또 다른 효과적인 방법은 실제 지침을 굵게 표시하고 설명을 작성하여 단계를 완료하는 것입니다. 예: "빨간색 단추를 3 초 동안 누릅니다 (굵게 표시). 그러면 빛이 활성화됩니다."
