서면으로 작성한 제안서는 항상 서비스, 제품 또는 프로젝트를 통해 필요에 응답합니다. 성공하려면 제안서가 청중에게 자격, 해결책 및 예산을 알리고 설득해야합니다.요청 된 제안은 일반적으로 독자가 특정 순서 및 형식으로 요청하는 특정 정보를 제공합니다. 요청하지 않은 제안은 때로는 필요가 있음을 독자들에게 확신시킬 필요가 있습니다. 어느 쪽이든, 제안서에는 강력한 시작, 중간 및 끝이 있어야합니다. 독자가 제안한 솔루션을 안심하고 받아들이 기 위해 알아야 할 것을 간결하게 제공하기 위해 제안의 각 섹션을 조정하십시오.
처음
제안서의 '전면'을 만듭니다. 전형적으로 이것은 전송 서류, 제목 페이지, 목차 및 프로젝트 요약으로 구성됩니다. 제안서 요약은 100-300 단어의 요약 또는 한 페이지짜리 요약 요약 형식을 취할 수 있습니다.
제안서의 제목을 "소개"로 시작하십시오. 제안의 목적을 공개하고 내용을 미리보십시오. 귀하의 독자 또는 다양한 정보 출처와의 관계를 설명하십시오. 독자를 끌어 들이기 위해 솔루션, 특히 이점을 자세하게 설명하십시오.
제안서의 "배경"에 대해 토론하십시오. 문제를 기술하고 청중을 묘사하십시오. 여러 가지 각도에서 문제를 잘 조사하여 건전한 솔루션을 제시했음을 보여줍니다. 귀하의 전제와 가정을 명확하게 진술하고 제안서에서 사용하는 기본 용어를 정의하십시오.
중간
"솔루션"을 설명하십시오. 귀사의 솔루션이 중요한 문제를 해결하는 가장 좋은 방법 인 이유를 독자들에게 보여주십시오. 설득력있는 해결책의 이점에 대해 토론하십시오. 귀하의 주장을 뒷받침하는 힘든 사실과 수치를 사용하는 것이 바람직합니다.
솔루션을 구현할 "방법"또는 "방법"을 설명하십시오. 작업 순서와 관리 방법에 대한 정보를 포함하고 양질의 결과를 제공하기위한 충분한 인력과 자원을 확보하십시오. 주요 일정과 중요한 체크 포인트를 나타내는 일정을 상세히 설명하고, 시간을 통한 모든 참가자의 참여를 보여주는 작업 계획.
독자의 능력을 편안하고 자신있게 만들기 위해 "자격"을 기재하십시오. 귀하와 귀하의 팀 (있는 경우)이 업무를 잘 수행 할 수있는 경험과 배경을 갖고 있다는 증거를 제공하십시오.
필요한 모든 리소스와 해당 비용을 나열하는 "예산"상세. 노동, 자재, 장비, 소모품 등을 포함한 노력의 총 비용을 계산하십시오.
종료
솔루션의 이점을 다시 강조하고 강조하는 "결론"으로 끝냅니다. 적극적으로, 자신있게, 강력하게 승인을 촉구하십시오. 필요에 따라 추가 정보를 제공하겠다는 제안.
"참고 문헌"을 열거하십시오. 제안서를 작성하는 데 사용한 출처를 인용하십시오.
클레임을 뒷받침하거나 제안서에 나온 진술을 설명하는 보충 문서로 구성된 "부록"섹션을 작성하십시오. 여기에는 스프레드 시트, 순서도, 유사한 프로젝트 또는 사례 연구, 이력서, 추천서, 백서 등이 포함될 수 있습니다.
팁
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잠재 고객의 정보 요구가 제안에 포함하거나 제외 할 내용을 결정해야합니다.
문제에 대한 우려에서부터 귀사의 솔루션에 대한 흥미 로움을 독자에게 알리십시오. 귀하의 안심할 수있는 자격으로 귀하의 비용 정보를 선행하고 귀하의 솔루션의 흥미 진진한 기회와 혜택을 되짚어보십시오.
위에서 언급 한 모든 섹션이 필요하지 않을 수도 있으며 여러 섹션을 하나로 결합 할 수도 있습니다. 반대로 독자는 독자가 알아야 할 부분을 새로 만들 수 있습니다. 예를 들어, "Background"다음에 "Review of Literature"섹션을 추가하여 제안과 밀접하게 관련된 작업을 설명하십시오. 또는 귀하의 계약상의 가정, 기대 또는 예외를 나타내는 "자격"다음에 "계약"섹션을 추가하십시오.
쉽게 읽을 수 있도록 제안서 서식을 지정하십시오. 세부 사항이나 예제를 위해 중간 부분을 예약하여 각 단락을 시작하거나 끝내기 위해 주요 포인트를 작성하십시오. 각 단락의 길이가 10 줄을 넘지 않도록하십시오. 이탤릭체로 강조하거나 요점을 강조하고 표제와 부제목을 사용하면 독자가 정보를 빨리 찾을 수 있습니다. 별도 지시가없는 한, 10-12 포인트의 글꼴 크기를 사용하십시오.
맞춤법 및 문법 오류에 대한 제안을 확인하십시오. 가능한 경우, 인쇄하고 제출하기 전에 제안을 검토 할 수있는 새로운 눈 세트를 얻으십시오.
템플릿을 만들고 향후 제안서에서 성공적인 제안서의 해당 섹션을 적용하십시오.
