고객으로부터 지불을 요청할 때 효과적인 조치를 취하여 효과적인 편지를 작성하여 보내야합니다. 지불을 요청하는 편지는 고객이 만기일까지 청구서를 지불하지 않을 때 사용됩니다. 고객이 청구서를 지불하는 데 오래 걸릴수록 회사가이 개인에게 보내는 편지가 많아집니다. 지불을 요청하는 편지는 공손하고 명확해야하며 미결제에 대한 세부 사항을 제공해야합니다.
회사 레터 헤드에는 조직의 모든 연락처 정보가 포함되어 있으며 종종 더 공식적으로 보입니다.
편지에 연설하십시오. 편지의 날짜 뒤에 고객의 이름과 주소를 기입하십시오. "친애하는"이라는 말로 그 사람의 주소를 말한 다음 고객의 성명을 기재하십시오.
편지의 목적을 진술하십시오. 지불 요청서에 대한 서신은 서신의 시작 부분에서 명확하게이 목적을 전달해야합니다. 전문적인 어조로 긍정적이고 따뜻한 단어를 사용하십시오.
부채의 세부 사항을 포함 시키십시오. 이 부채에 대한 서비스가 제공된 날짜, 최초 만기일 및 연체료를 포함한 만기일을 기재하십시오. 클라이언트가 원본 문서를 더 쉽게 찾을 수 있도록 송장 번호도 포함하십시오. 또한 많은 회사에서이 유형의 서신에 원본 청구서 사본을 포함하게됩니다. 연체료가 계산되는 이자율에 대해서도 고객에게 알립니다.
고객에게 지불을 요청하십시오. 지정된 날짜까지 전액을 지불하면 추가 연체료를 피할 수 있음을 고객에게 알리십시오. 이 날짜까지 전액 지불 할 수없는 경우 고객에게 전화하여 약정을 요청하십시오. 필요한 경우 전화 번호와 직접 연장 번호를 포함하십시오. 귀하의 전자 메일 주소도 포함시키고 고객이 원하는 경우이 방법을 통해 그의 서신을 제공하십시오.
고객에게 감사드립니다. 지불이 이미 이루어 졌다면 고객에게 감사의 말을 전하고 신속한 지불을 위해 미리 고객에게 감사를 표하십시오. 고객에게 질문이 있으면이 문제와 관련하여 전화하는 것을 주저해서는 안됩니다.
편지에 서명하십시오. 편지에 "진심으로"글을 쓰시고 성명과 직함을 적어주십시오.
