회의는 특정 목적의 사람, 이유, 방법 및 내용에 응답하도록 설계된 공동 작업 프로세스로 정의 할 수 있습니다. 비효율적 인 회의의 특성에는 수동적 참가자 및 이전에 논의 된 주제의 역류가 포함됩니다. 효과적인 회의는 본질적으로 반대입니다. 효과적인 회의는 생산성, 직원 사기 및 이익을 향상시킬 수 있습니다.
기능
데이비드 t텐 (David Whetten)과 김 카메론 (Kim Cameron)이 "경영 기술 개발 (Developing Management Skills)"책에서 목적, 계획, 참여자, 참여 및 전망 등 5 가지 P로 알려진 효과적인 회의 준비 및 실시를위한 5 단계는 다음과 같다. 회의. 계획은 회의 동안의 행동 과정입니다. 참가자는 참석자와 진행자를 포함합니다. 참석자와 진행자가 참여해야합니다. 관점은 회의가 달성하고자하는 목표이며 회의 결과로 얻은 합의 사항을 요약합니다.
도구들
게임은 성공적인 회의를 진행하는 데 가장 효과적인 도구 중 하나입니다. 빠르고, 저렴하고, 적응력이 있으며, 위험이 적으며 참여하는 게임을 권장합니다. 브레인 스토밍은 정보를 수집하고 문제 또는 상황을 설명하는 데 사용되는 또 다른 도구입니다. 효과적인 회의를위한 다른 도구로는 설문 조사, 설문 조사, 인터뷰 및 워크 시트가 있습니다.
형질
효과적인 회의는 상상력이 풍부하고 참여적이고 혁신적이며 매력적입니다. 시간을두고 시작하고 끝냅니다. 누군가는 회의록과 일정을 기록하도록 지정됩니다. 예정된 휴식 시간은 지정된 시간에 발생합니다. 활발하고 긍정적 인 토론이 권장됩니다. 참가자는 회의를 평가할 수 있습니다. 효과적인 회의는 진행자와의 친숙한 메모에서 끝나며 참가자들 사이에 조화가 존재하도록합니다.
빈도 및 기간
피터 허니 (Peter Honey)는 "귀하의 기술 향상"이라는 책에서 효과적인 회의가 일주일에 최대 한 번 이상, 보통 동일한 참가자에게 이상적으로 실시된다고 씁니다. 가장 성공적인 회의는 한 시간 내에 끝나며 일반적으로 2 시간까지 연장되지 않습니다.
의미
부적절하게 관리되는 회의는 직원의 사기에 부정적인 영향을 미치므로 일부는 회의적이며 비관적 인 반면 다른 회의는 무관심하고 부주의합니다. 비효율적 인 회의 인 Barbara J. Streibel은 "효과적인 회의에 대한 관리자의 안내서"라는 책에서 매년 기회 손실과 시간 낭비로 수십억 달러의 비용이 들었습니다. 조직의 이미지를 손상시키고 비효율적 인 관리를 강조하며 생산성을 저하시킵니다. 효과적인 회의는 회사의 가장 중요한 자원 인 시간과 재능 중 두 가지를 보존합니다. 협업적이고 효과적인 회의를 통해 직원들이 활력을 얻습니다.
