기업 또는 기관에 대한 대중의 인식은 외부 의사 소통을 통해 크게 영향을받을 수 있지만 회사 직원의 직무 만족도는 부분적으로 내부 의사 소통에 달려 있습니다. 효과적인 메시지 또는 커뮤니케이션 캠페인을 만드는 것은 몇 가지 요인을 조사하는 것으로 시작됩니다.
주요 질문에 답하기
사람들이 매일 수천 통의 메시지로 가득 차게되는 세상에서 가장 중요한 질문은 종종 "왜 내가 신경 써야합니까?"또는 "내게 무엇이 들어 있습니까?"효과적인 의사 소통은이 대답을 독자 나 청취자에게 분명하게합니다. 청중의 구성원이라면 어떤 정보가 가장 중요 할 지 스스로에게 물어보고 자료가 이러한 세부 정보를 제공하는지 확인하십시오. 덜 중요한 정보를 추가하기 전에 귀하의 메시지 또는 자료의 시작 부분에있는 혜택을 강조하십시오.
단순화
의사 전달을 간단하게 유지하면 효과적 일 가능성이 높아집니다. 서면 자료에 대해 6 학년 ~ 8 학년 읽기 수준을 목표로 삼으십시오. 두문자어, 규제 용어 또는 전문 용어를 사용하지 마십시오. 거리에서 멈춘 평균 사람이 의미를 알지 못할 경우 단어를 삭제하십시오. 서면 자료를 준비 할 때는 문장을 짧게하고 표제와 그래픽으로 사본을 나누십시오. 텍스트로 가득 찬 페이지는 잠재적 인 독자에게 호소력이 없습니다.
행동 양식
다양한 형식을 통해 고객 및 직원에게 정보를 제공하십시오. 뉴스 릴리스, 문자 메시지 및 전자 메일은 긴급 정보를 전달하는 데 사용할 수 있으며 뉴스 레터는 시간에 민감하지 않은 콘텐츠에 적합한 선택 일 수 있습니다. 웹 사이트는 외부 잠재 고객과의 커뮤니케이션에 필수적이며 뉴스 내용과 실용적인 리소스를 표시하는 잘 조직 된 인트라넷은 직원에게 매우 유용 할 수 있습니다. 비디오 프레젠테이션을 통합하면 시각적 인 학습자에게 호소하고 새로운 시각 또는 세부 정보를 제공 할 수 있습니다. 직원이나 대중과의 만남을 통해 얼굴을 맞대고 상호 작용할 수있어 신뢰성을 높이고 관중의 가치를 높일 수 있습니다.
적시
고객이 알아야 할 정보는 최대한 빨리 전달되어야합니다. 잠재 고객이 조직의 직접적인 정보가 아니라 미디어의 정보를 학습하면 사용자가 정보를 숨기려고하거나 잠재 고객을 진정으로 신경 쓰지 않는다는 인식이 생길 수 있습니다. 질병 통제 센터 (Centers for Disease control)는 조직이 이해 관계자와 의사 소통 할 때 가장 중대한 실수 중 두 가지가 너무 작거나 너무 늦거나 이해 관계자를 소중히 여기지 않는 정보를 제공하고 있다고 위기 커뮤니케이션 핸드북에 기록했습니다. 이러한 생각은 기관 슬로건에 요약됩니다. 옳다. 믿을만하다."
투명성 및 빈도
직원 및 일반 대중은 종종 기업 및 정부 기관에 대해 의심 스럽지만 메시지의 투명성을 높여 신뢰를 구축 할 수 있습니다. 임원진은 나쁜 소식을 알려야하며 어려운 상황에 대해 그들이 느끼는 후회를 기꺼이 표현해야합니다. 어려운 결정 뒤에 추론을 공유하는 것도 이해를 구축 할 수 있습니다.
위험 커뮤니케이션 전문가이자 기업 컨설턴트 인 피터 샌드만 (Peter Sandmann)은 "공개하지 않아도되는 손상된 정보를 공개하면 투명성에 대한 평판을 얻게됩니다. "사람들은 당신이 잘못된 것을 할 때 그렇게 말합니다. 당신이 그렇게 말하지 않을 때, 당신은 잘못된 행동을하지 않았다."
뉴스가 나쁠 때 고객과 직원이 당신의 의견을 듣지 않아야합니다.월간 뉴스 레터 또는 분기 별 미팅을 통해 회사 활동에 대한 정보를 직원에게 제공 할 수 있으며 회사 웹 사이트 및 전자 메일 수신 동의 기사를 통해 고객을 지속적으로 유치 할 수 있습니다.
