전화 회의를 정렬하는 방법

전화 회의는 의사 결정을해야하는 여러 장소의 사람들과 모임을 준비하는 데 유용합니다. 변호사 그룹은 고객 사례에 맞는 전략을 결정하고 결정해야 할 수도 있습니다. 또는 독신자 그룹이 결혼 예식을 계획하려고 할 수도 있습니다. 전화 회의는 몇 분 안에 의사 결정을 내리는 데 도움을 줄 수 있습니다. 전자 메일을 통해 며칠이 걸릴 수 있으며 직접 할 수없는 경우도 있습니다.

필요한 항목

전화
회의 예약 소프트웨어

전화 회의에 초대해야하는 사람들을 식별하십시오. 그런 다음 각 사람의 출석 중요성을 우선시하십시오. 전화 회의에 3 ~ 4 명이 전화하는 경우 초대 대상자 목록의 우선 순위가 중요하지 않을 수 있습니다. 그러나 6 명 이상의 사람들을 초대하는 경우 일정 충돌이 발생할 가능성이 큽니다. 중요한 의사 결정권자가 참석할 수 있는지 확인하십시오.

중요한 참석자에게 연락하여 일정 충돌을 확인하십시오. 그 사람들이 오랜 시간 동안 도시 밖으로 나올 때, 비행기에있을 때 전화 할 수 없거나 다른 방법으로 참석할 수 없는지 알아보십시오. 이러한 갈등을 둘러싼 회의 시간을 마련하십시오.

모든 참석자에게 초대장을 발송하십시오. 이메일, Evite 또는 다른 초대 소프트웨어 프로그램을 사용하십시오. Microsoft Outlook은 회의 일정을 잡거나 초대장을 보내고 참석자가 수락하거나 거절하도록 허용 할 수 있습니다. 누가 참석할 수 있고 누가 참석할 수 없는지에 대한 일반적인 아이디어를 빨리 얻을 수 있습니다. 초대 된 사람은 자신에게 더 잘 맞는 시간에 대한 제안을 할 수 있으며 모임 요청에 대한 응답에서 일정 항목을 보낼 수도 있습니다. 귀하가받은 피드백을 바탕으로 귀하의 초대장을 수정하십시오.

전화 수신 서비스를 사용하여 회의 일정을 계획하십시오. FreeConference 및 InstantConference를 포함하여 전화 회의 호스팅을 전문으로하는 회사가 여러 곳 있습니다. 회사에서 전화 회의를 예약하는 경우 회사에서 특정 착신 서비스와 계약했는지 확인하십시오.

모든 참석자에게 최종 초대장을 보냅니다. 나중에 사용할 수있게 될 경우를 대비하여 초대장을 거부 한 사람들에게도 초대장을 보냅니다. 통화 날짜 및 시간, 참가자가 사용해야하는 국가 코드 및 전화 번호, 필요한 참가자 코드 등 모든 관련 정보를 초대장에 포함하십시오. 전화 거는 데 문제가있는 경우 참석자가 직접 연락 할 수 있도록 연락처 번호도 포함하십시오.