보고서는 비즈니스 세계에서 정보를 분산시키는 가장 일반적인 방법입니다. 사실 보고서는 상황을 분석하고 설명하며 많은 양의 정확한 데이터를 포함합니다. 성공적인 보고서 작성자는 보고서 작성이 프로세스의 끝임을 알고 있습니다. 그들은 보고서를 계획하고, 목표를 고려하며, 누가 그것을 읽으려고하는지, 그리고 무엇을 넣을 것인지, 효과적으로 구성하는 방법을 결정합니다. 효과적으로 작성되고 잘 표현 된 사실 보고서는 신중하게 계획된 프로세스의 결과입니다.
독자 및 목표 설정
독자의 지식을 고려하십시오.
독자가 이미 알고있는 것을 고려하십시오. 사실 보고서의 일반적인 문제는 독자의 지식을 과대 평가하고 과소 평가하는 것입니다. 전문 용어로 사람들을 압도하거나 단순한 정보로 그들을 압도하기 쉽습니다. 귀하의 독자가 이미 알고있는 지식 수준에서 얼마나 알고 있고 의사 소통을하는지 알아보십시오.
독자의 관심사 이해하기
독자의 입장을 생각해보십시오. 독자는 특별한 관심사, 좋아하는 것 또는 싫어하는 것을 가질 수 있습니다. 독자가 실제로 원하는 것을 이해하십시오. 자신의 태도에 호소하거나 읽히지 않을 수있는 보고서를 전달하십시오. 보고서를 읽는 사람이 내용에 대해 선입관을 가지고 그렇게 할 것인지를 생각해보십시오.
독자가 필요로하는 지식 결정
독자가 필요한 사실적 지식을 결정하십시오. 배경 정보를 제공하거나 기술 용어를 정의해야하는 정도를 고려하십시오.
원하는 사실을 생각해보십시오.
독자가 배우고 자하는 사실을 확인하십시오. 당신이 제시하는 사실적인 데이터가 이것을 어떻게 전달하는지 생각해보십시오. 때로는 보고서가 보고서가 전혀 필요하지 않거나 목적이 다른 방법으로 가장 잘 충족 될 수 있음을 보여주는 경우가 있습니다.
재료, 구조 및 스타일
재질을 신중하게 선택하십시오.
자료를 신중하게 선택하십시오. 그것을 간단하게 유지하고 결론을 정당화하십시오. 최대한 단순화하십시오. 불필요한 자료를 버리고 필수 사항에 집중하십시오. 사실과 상태를 근거로 귀하의 결론을 정당화하십시오. 사실을 논리적이고 일관성있게 작성하여 독자가 동일한 결론에 도달 할 수 있도록하십시오.
보고서 구조 계획
보고서의 구조를 계획하십시오. 사실은 독자가 결론에 도달하게하는 일련의 방향이어야합니다. 보고서를 주요 섹션으로 나누십시오. 모든 주제는 이런 식으로 세분화 될 수 있습니다. 이 세분은 보고서의 표제가 될 수 있습니다.
제기하고자하는 모든 포인트의 각 표제 아래에 목록을 만들고이를 지원하는 데 필요한 정보를 적어 두십시오. 목표에 부합하는 논리적 순서로 포인트를 정렬하십시오.
적절한 스타일 적용
적절한 스타일을 적용하십시오. 보고서는 엄격한 규칙을 따르지 만 개인 스타일을위한 공간이 있습니다. 효과적인 보고서는 제도 및 재 작업 프로세스를 활용합니다. 독자에게 익숙한 용어를 선택하십시오. 전문 용어는 동료 전문가에게 유용하지만 다른 전문가에게는 혼란 스럽습니다.
적절한 프레젠테이션 기법 활용
적절한 프리젠 테이션 기술을 활용하십시오. 보고서에는 테이블, 그래프, 막 대형 차트 또는 데이터를 표시하는 다른 다이어그램이 포함됩니다.
보고서 작성 규칙 준수
제목 페이지 준비
제목 페이지를 준비하십시오. 여기에는 대개 회사의 제목, 부제, 날짜, 저자 이름 및 직위가 포함됩니다. 또한 사실 보고서를받는 사람이 표시됩니다. 또한 참조 번호 나 다른 분류 형식을 나타낼 수도 있습니다.
요약 쓰기
요약을 작성하십시오. 보고서가 길면 특히 필요합니다. 보고서를 읽지 않아도 바쁜 사람들에게 보고서의 요지를 제공합니다. 매력적인 요약은 사람들에게 전체 보고서를 읽도록 동기를 부여 할 수 있습니다.
목차 페이지 포함
목차 페이지를 포함하십시오. 이것은 주요 섹션이나 장, 하위 섹션 및 부록을 나열하는 별도의 페이지입니다. 또한 페이지 번호를 제공하며 섹션 간의 관계를 나타내야합니다.
소개 쓰기
소개를 사용하여 사실 보고서의 목적을 설명하십시오. 배경 정보를 제공하고 왜 필요한지 설명합니다. 서론에는 보고서의 목적, 보고서 작성자 및 범위가 명시되어 있습니다.
보고서 본문 구성
보고서의 본문을 구성하십시오. 여기에는 귀하의 상세한 사실과 발견 내용, 그들이 어떻게 도착했는지를 보여주고 당신이 내린 추론을 나타냅니다. 결론을 전달하십시오. 보고서의 주요 사실을 요약하고 그에 대한 평결을 제공하십시오.
팁
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의도 된 청중을 위해 작성된 다른 보고서의 사본을 얻으십시오. 이것은 당신에게 당신에게 기대되는 것에 대한 명확한 생각을 줄 것입니다.
