4 가지 통신 구성 요소는 인코딩, 디코딩, 전송 매체 및 피드백입니다. 개인용 또는 업무용 통신 메시지의 발신자는 하나 이상의 미디어를 통해이를 인코딩하여 수신자에게 전송합니다. 수신자는이를 디코딩하고 피드백을 제공하여 응답합니다. 비즈니스에서 효과적인 커뮤니케이션은 거래가 완료되고 관리자가 직원의 동기를 부여하고 회사가 이해 관계자와 상호 작용할 수 있도록합니다. 통신 불량은 사기 저하, 생산성 손실 및 신뢰 부족으로 이어질 수 있습니다.
부호화
첫 번째 커뮤니케이션 요소는 아이디어와 개념을 기호와 제스처로 변환하는 인코딩입니다. 발신자는 전송할 메시지를 결정하는 것으로 시작합니다. 인코딩 프로세스가 실패하면 좋은 아이디어가 손실 될 수 있습니다. 예를 들어, 관련이없는 사실과 복잡한 논리로 뒤섞인 대화는 사실에 대해 명확하고 생산적인 대화를 갖는 것을 불가능하게 만들 수 있다고 하버드 비즈니스 스쿨 교수 존 코터 (John P. Kotter) 교수와 브리티시 컬럼비아 대 교수 인 론 앤 화이트 (Lorne A. Whitehead) 교수는 말합니다. 공포와 같은기만적인 의사 소통 전략은 상상의 위험에 대한 불안감을 조성하여 사람들을 좋은 생각으로 보게 할 수도 있습니다. 비즈니스 저자 인 Theodore Kinni는 Harvard Business School Working Knowledge에서 의사 소통의 힘은 사실을 해석하고 단순하게 낭독하지 않고 감정과 기호를 사용하여 메시지를 증폭하고 직원과 즉시 연결함으로써 의사 소통의 힘을 극대화 할 수 있다고 썼습니다.
매질
인코딩 된 메시지는 매체 또는 채널을 통해 전송됩니다. 두 가지 기본 비즈니스 채널 범주는 구두 및 서면입니다. 구두 통신은 전화 또는 가상 전화 회의 및 웹 캐스트와 같은 인터넷 기반 기술을 사용하여 수행 할 수 있습니다. 서면 통신에는 전통적인 종이 기반 매체 또는 전자 매체에 대한 보고서 및 메모가 포함됩니다. 발신자와 수신자가 음성 및 비언어적 신호를 사용하여 메시지를 전송하고 거의 즉각적으로 응답을 제공 할 수 있기 때문에 구두 채널이 더 빠릅니다. 그렇기 때문에 이메일과 가상 회의를 통해 개인적인 접촉과 신뢰를 구축하는 것이 어려울 수 있기 때문에 경영진이 전 세계를 여행하여 비즈니스 거래를 성사시키는 이유입니다.
디코딩
디코딩은 메시지 수신자의 역할입니다. 발신자가 전송 한 음성 및 비언어적 인 메시지를 해석하는 것입니다. 성공적인 비즈니스 커뮤니케이션을 위해서는 인코딩 및 디코딩 프로세스가 동기화되어 있어야합니다. 이는 수신자와 발신자 사이의 신뢰를 필요로합니다. 문화적 차이가 종종 이러한 신뢰 구축, 특히 비언어적 커뮤니케이션의 해석에 기여합니다. 예를 들어 손가락으로 가리키는 것은 북미에서는 허용되지만 아시아의 많은 지역에서 무례한 것으로 간주됩니다.
피드백
피드백은 수신자가 발신자의 메시지에 응답하는 통신 프로세스의 마지막 단계입니다. 이 신호는 말로 표현할 수 있습니다 (예: "예, 생각합니다") 또는 비언어적 인 경우 (예: 한숨 또는 긴 일시 중지로 불일치 함을 나타낼 수 있음). 피드백은 발신자가 오해 된 메시지를 재전송하거나 수정함으로써 시정 조치를 취할 수있게합니다. 그러나 지연은 비즈니스 아이디어를 파괴하고 비즈니스 기회를 잃을 수 있으므로 피드백을 신속하게 제공해야합니다.
