소기업을 운영하는 경우 회사 상태를 유지하기 위해 기록을 보관해야합니다. 중소기업을 통합하지 않기로 결정한 경우에도 비즈니스 기록을 유지하는 것이 합당합니다. 비즈니스를 판매하거나 과거에 수행 한 작업을 추적하려는 경우 참조 할 데이터가 있어야합니다. 소기업을 위해 기록을 보관하는 방법은 다음과 같습니다.
필요한 항목
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2 개의 3 링 바인더
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각 바인더의 색인 탭
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인터넷 액세스
2 개의 3 링 바인더와 인덱스 탭을 구입하십시오. 공식 기록 (비즈니스 상태를 유지하기 위해 장관실이 요구하는 기록)과 일상 업무 기록을위한 바인더 중 하나를 사용할 것입니다.
공식 바인더에서 어떤 기록을 관리해야하는지 연구하십시오. 법으로 요구되는 기록 목록은 국무 장관 웹 사이트를 참조하십시오. 대부분의 주에서는 정관에 최소한 다음 기록을 보관해야합니다: 정관 또는 조직, 회의록, 결의안, 증서 및 회사 인장.
어떤 추가 기록을 보관해야하는지 결정하십시오. 이 레코드는 두 번째 바인더에서 유지 관리됩니다. 다음은 레코드 바인더에 보관해야하는 레코드의 예입니다. * 회계 레코드 신청 및 허가 회사가 체결 한 계약 회사가 보유한 보험 정책 회원 증명서 모든 회원 또는 주주의 이름 및 주소 및 그 이해 임원 명 운영 동의서 또는 부칙 및 모든 개정안 거래 공유 * 주정부 서류 (연례 보고서 등)
색인 탭에 레이블을 지정하십시오. 각 바인더에 보관할 모든 레코드에 대한 색인 탭을 작성하십시오.
레코드를 해당 인덱스 탭 뒤에 배치하십시오. 모든 서류를 정렬하고 각 해당 탭 뒤에 업무 기록을 배치하십시오. 색인 탭을 알파벳순으로 지정하면 필요한 레코드를 쉽게 찾을 수 있습니다.
비즈니스 의사 결정이 출현 할 때이를 문서화하십시오. 중소기업이 내리는 모든 의사 결정 및 거래에 대한 문서 추적을 작성하십시오. 공식 회의를위한 의사록과 일상적인 회사 경영에 대한 비공식적 인 의사 결정 기록을 바탕으로 비즈니스 결정에 대한 서면 기록을 보관하십시오. 모든 기록의 날짜를 기입하십시오.
기록을 최신으로 유지하십시오. 바인더 설정은 첫 단계 일뿐입니다. 정보를 최신 상태로 유지하고 최소 3 년 이상의 회원 또는 주주의 결의안을 보유해야합니다.
팁
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샘플 회의록 및 기타 비즈니스 기록은 온라인에서 볼 수 있습니다. 또한 새로운 비즈니스 통합을 전문으로하는 다양한 회사의 일반 비즈니스 레코드 템플릿을 구입할 수 있습니다.
경고
중소기업에 대한 적절한 기록을 유지하지 못하면 귀사는 기업의 지위를 잃을 위험이 있습니다.
