사진 설명: 공급 업체에 전화를 걸어 일부 위젯을 주문하고 확인 이메일을 보내십시오. 문제는 4 개가 아닌 5 개의 사례를 보내고 예상 한 것보다 큰 송장을 줄 수 있다는 것입니다. 해당 공급 업체에게 책임을 물을 수있는 법적 권한이 없으므로 많은 수익을 올릴 필요가 없습니다. 화를 내고 돈을 보류하겠다고 협박 할 수는 있지만 모두 지저분 해지고 관계를 망칠 수 있습니다. 무엇을해야합니까? 앞으로 구매 주문 시스템을 구현하는 것을 고려해 볼 수 있습니다. PO는 비즈니스 구매를 제어하는 데 중요한 역할을하므로 주문 추적 및 완료된 작업에 대한 지불 관리를 도와줍니다.
구매 주문이란 무엇입니까?
구매 주문서는 상품 및 서비스 주문의 공식 확인서입니다. 이는 비즈니스와 공급 업체 간의 계약의 역할을하므로 공급 업체는 주문한 품목을 정확히 알고 있으며 비즈니스는 정확히 어떤 제품과 서비스가 제공되는지, 그리고 어떤 날짜까지 알 수 있습니다. 공급 업체가 구매 주문을 수락하면 두 당사자간에 법적 구속력이있는 계약이 생성됩니다. 따라서 필요없는 위젯을 추가로 구입할 필요가 없습니다. 공급 업체는 물품 및 서비스가 주문되었다는 법적 증거가 있으므로 보호받습니다. 구매 주문서를 작성하지 않았다면 고객으로부터 구속력있는 주문이 전혀 없을 것입니다.
구매 주문은 어떻게 생겼습니까?
구매 주문은 인보이스와 비슷합니다. 유일한 차이점은 구매자가 판매자가 아니라 판매자를 생성한다는 것입니다. 일반적으로 구매 주문서에는 다음 정보가 포함됩니다.
- 구매자의 회사 정보.
- 배송 / 청구서 수신 주소.
- 공급자의 회사 정보.
- 주문 세부 정보 - 제품, 수량, 가격 및 배달 날짜.
- 구매 주문서 날짜.
- PO 번호.
지불이 이루어질 때와 같이 주문에 대한 특정 조건이있을 수도 있습니다. 많은 기업들이 일관성을 보장하기 위해 작성된 일반 정보로 표준화 된 구매 주문서를 작성합니다.
구매 주문 번호 란 무엇입니까?
구매 주문서에 반드시 기입해야하는 항목이 하나 있다면 PO 번호입니다. PO 번호는 고유 한 참조 번호로, 배달이 도착했을 때 구매 항목을보다 쉽게 찾을 수있게 해줍니다. 특정 주문에 대한 지불시기를 쉽게 추적 할 수 있으므로 송장 처리 속도가 빨라집니다. 또한 해당 PO가없는 인보이스에 대해서는 지불하지 않기 때문에 부정확 한 지불 위험을 최소화합니다.
여기에 예제가 있습니다. 새로운 파일 캐비닛 세트가 필요하다고 가정 해보십시오. 캐비닛의 크기, 수량 및 특정 요구 사항이 포함 된 구매 주문서를 작성하여 제조업체에 보내십시오. 제조업체가 구매 주문서를 승인하면 양 당사자간에 법적 계약이 성립됩니다. 제조업체는 캐비닛을 발송하고 지불해야 할 총 금액에 대한 인보이스를 발송합니다. 해당 인보이스는 PO 번호를 참조합니다. 따라서 송장을 수령하면 송장을 구매 오더와 대조하여 두 개의 전표가 일치하는지 확인할 수 있습니다. 그들이하는 경우에, 전진하고 지불하십시오. 그렇지 않은 경우 누군가 조사를해야한다는 오류가 발생했습니다.
어떻게 귀하의 비즈니스에 구매 주문 시스템을 통합합니까?
이전에 PO를 사용한 적이 없다면 Microsoft Word 또는 회계 소프트웨어에서 구매 주문 템플릿을 설정하는 것만 큼 간단하다고 생각하면 용서받을 수 있습니다. 이러한 옵션은 실제 구매 주문서를 작성하는 데 유용하지만 PO 시스템을 비즈니스에 통합하기 전에 고려해야 할 몇 가지 추가 사항이 있습니다.
누가 구매하고 있습니까?
1 차 구매 주문 관리자는 구매 주문 시스템을 관리해야합니다. 이것은 귀하의 구매를 중앙 집중화하고 얼마나 많은 돈을 지출했는지에 대한 명확한 기록을 제공합니다. PO가 생성되는 즉시 관리자는 비용을 회사 예산에 즉시 반영 할 수 있습니다. 근본적으로, 당신은 일반 직원의 손에서 신용 카드를 가지고 가기 시작할 것이다.
징발을 제기하는 과정은 무엇입니까?
모든 PO 프로세스는 요청으로 시작됩니다. 이것은 구매 주문 요청으로 직원들이 제품이나 서비스를 구매해야 할 때마다 만듭니다. 모든 직원이 사용해야하는 표준화 된 요청 템플릿을 만들어야합니다. 많은 중소기업은 직원이 요청을 관리자에게 전자 메일로 보내 관리자가 예산을 할당하고 구매 승인을 받고 필요한 PO를 올릴 수 있습니다.
요 청 시스템을 추가하면 구매하기 전에 직원이 중앙 집중식 엄지 손가락을 가져와 균열을 빠져 나갈 수 있습니다. 곧 직원들이 소모품을 사용하는 방식을 추적하고 구매 패턴을 파악하는 데 충분한 데이터를 확보하게됩니다. 예를 들어, 공급 업체로부터 할인 된 대량 구매 기회가 있습니까?
PO를 어떻게 기록 할 것인가?
관리자는 추가 토론을 위해 요청을 승인, 거부 또는 플래그로 표시하도록 선택할 수 있습니다. 요청이 승인되면 PO 관리자는 주문서에 PO 번호를 할당해야합니다. 원하는 알파벳 / 숫자 코드를 사용할 수 있으며 PO 레지스터에 기록해야합니다. 등록부를 관리하면 누적 된 구매 총액을 유지할 수 있습니다. 요청을 승인하기 전에 요청의 영향을 확인하고 PO가 제기 될 때마다 예산을 업데이트 할 수 있습니다. 또한 감사 추적의 핵심 부분이기 때문에 들어오는 물자와 외출하는 물자 사이에 불일치가 없습니다.
공급 업체를 어떻게 관리합니까?
물론 공급 업체가 PO 시스템으로 이전한다는 사실을 알릴 필요가 있습니다. 이는 공급 업체에 연락하는 것만 큼 간단하며 제품에 대한 지불을하기 전에 구매 주문서를 제출할 것임을 알립니다. PO를 공급 업체에게 보내는 방법은 사용자가 결정합니다. 관리자가 가장 자주받는 사람에게 전자 메일을 보내 게됩니다.
공급 업체가 구매 주문서를 받으면 배달 될 제품을 준비하기 전에 오류를주의 깊게 확인해야합니다. 많은 대형 공급 업체가 PO를 통한 구매를 사용하고 PO없이 구매하려는 경우 계정에 플래그를 지정하는 시스템을 설정합니다.
인보이스 결제를 PO 등록부와 어떻게 조정합니까?
최신 PO 레지스터를 유지 관리하는 경우 구매 주문서와 인보이스 또는 신용 카드 명세서를 조정하는 것이 특히 어렵거나 시간이 많이 걸리지는 않습니다. PO로 기록되지 않은 구매를 신고하려는 것입니다. 그런 다음 장래에 초과 구매를 없애기 위해 직원을 교육하는 경우입니다.
구매 주문 프로세스를 자동화해야합니까?
수동으로 일하는 대신 소규모 기업 소유주를위한 구매 소프트웨어에 투자 할 수 있습니다. 이 시스템은 귀하의 요청 및 일상적인 승인을 자동화하고 자동으로 PO를 생성 할 수 있으므로 모든 일이 훨씬 어려워집니다. 또한 어느 곳에서나 액세스 할 수있는 중앙 집중화 된 한 곳에서 구매 문서를 관리하므로 이동 중에도 구매 주문을 쉽게 관리 할 수 있습니다. 일부 시스템에는 구매 요청을 직원에게보다 쉽고 편리하게 해주는 공급 업체 카탈로그와 같은 다른 유용한 기능이 있습니다.
플랫폼은 오랫동안 광범위하며 옵션을 좁히는 데 도움이되는 온라인 리뷰 사이트가 많이 있습니다. 언제나 그렇듯이 데모 및 무료 평가판 기간을 활용하면 구입하기 전에 올바른 결정을 내릴 수 있다고 확신 할 수 있습니다.
