수치 신고 시스템의 장점

모든 조직은 시스템에서 레코드가 제거 될 때까지 레코드가 생성 된 시점부터 좋은 레코드 관리가 필요합니다. 존재하지 않거나 잘못 계획된 파일링 시스템은 기록을 작성하고 검색하는 데 어려움을 초래하거나 정보의 흐름을 관리하는 데있어 효율성이 떨어집니다. 그들은 또한 기록 손실 또는 부실한 기록 보관으로 인해 법적 문제를 설정할 수 있습니다. 잘 설계된 파일링 시스템은 알파벳순, 영숫자 또는 숫자 코드화 된 라벨을 사용하여 효율적인 기록 관리를 생성하고보다 전문적으로 운영되는 조직을 생산합니다.

수치 신고 시스템에 대한 설명

숫자 파일 시스템은 정보를 포함하는 각 파일 또는 레코드에 번호를 할당합니다. 번호 매기기는 레코드 자체 (즉, 구매 주문 번호), 레코드 생성 순서 (1에서 1,000까지) 순으로 번호 매기기, 섹션 번호 매기기를 사용하여 섹션 번호 또는 카테고리 아래 번호가 매겨진 100, 200, 300 등과 같은 섹션 번호 매기기를 사용할 수 있습니다. 특정 주제 부제목에 속하거나 십진법을 사용합니다 (Dewey Decimal System과 유사). 숫자 파일링 시스템은 종종 레코드 검색을 돕기 위해 파일 인덱스를 포함합니다.

조직 및 유지 관리 명령

숫자 코딩을 사용하면 적절한 순서를 유지하면서 레코드의 전체 섹션을 이동할 수 있습니다. 기록은 오른쪽에서 왼쪽으로, 위에서 아래로 연속적으로 기록됩니다. 직선 숫자 파일은 가장 낮은 숫자부터 가장 높은 숫자 순으로 오름차순으로 연속적으로 구성됩니다. 양면 숫자 파일은 대시, 쉼표 또는 공백으로 구분 된 두 개 이상의 숫자 세트를 가지고 있으며 여는 세트 다음에 이어지는 숫자로 나열됩니다. 연대순 - 숫자 시스템은 연도, 월, 일별로 파일을 색인화합니다.터미널 자릿수 시스템을 사용하면 파일을 선반에 그룹화하고 파일을 마지막 번호 (2 ~ 4 자리 길이)로 주 파일링 요소로 구성하고 레코드를 마지막 번호, 중간 번호, 첫 번째 번호 순으로 파일링 할 수 있습니다. 선반 공간 요구 사항은 선반 또는 선반 단위 당 10s, 100s, 1000s 레코드의 숫자 섹션별로 레코드를 그룹화하여 쉽게 결정할 수 있습니다. 또한 파일 인덱싱을 통해 레코드 조직이 추가로 확장됩니다.

정확성

대용량 파일링 시스템 - 빈번하게 검색 및 재 파일화 된 파일 - 색으로 구분 된 레이블과 결합하면 파일 검색 및 재 쉘빙이보다 신속하게 이루어지며 번호가 순서대로 혼동되지 않습니다. 예를 들어, 터미널 자릿수 시스템에서 마지막 숫자는 하나의 색상으로 코드화되고 중간 숫자는 별도의 색상을 가져오고 첫 번째 숫자는 고유 한 색상을 갖습니다. 첫 번째, 중간 및 마지막 숫자가 변경되면 색상도 변경됩니다. 색상은 파일링의 속도와 효율을 높이기위한 시각적 단서 역할을합니다.

파일링 속도

컬러 코딩과 결합 된 숫자 파일링 시스템은 레코드 파일링 및 검색 속도를 향상시킵니다. 파일을 검색 할 때 인덱스를 참조하여 파일 번호를 식별한다는 의미입니다. 파일 담당자가 파일 그룹별로 파일 위치를 즉각적으로 인식하고 있기 때문입니다. 개별 조직의 번호 체계가 다른 조직 합병의 경우 숫자 코드를 변경할 필요가 없습니다. 작은 번호의 파일 (6 자리)이 높은 번호가 매겨진 파일 (7 자리)의 왼쪽에 파일로 저장되기 때문에 파일 룸에 파일을 추가하는 것이 더 빠릅니다.