기업이 자재 확보 또는 수리 계약의 필요성을 결정할 때 구매 대행사 또는 소유자는 공급 또는 특정 작업 범위에 대한 입찰 또는 비용 견적을 요청합니다. 소유자 또는 대행사가 여러 경쟁 회사의 입찰을 요청하여 최상의 공급 업체를 찾는 것이 일반적입니다. 우승 한 계약자가 선정되면, 실패한 입찰자에게 귀하의 의도를 알리는 것이 전문적인 예의입니다. 공급 업체가 향후 프로젝트에 대한 입찰을 원할 수 있습니다.
배경
전문적으로 견적 요청 (RFQ)으로 알려진 견적을 얻는 첫 번째 프로세스는 작업 범위를 대략적으로 설명하는 것입니다. 구매자가 제출 된 입찰을 검토하고 거부하는 경우, 수행해야 할 작업과 예상되는 결과가 무엇인지 정확히 알고 있어야하므로 정보를 제출하는 회사에 전달할 수 있습니다.
소유자 또는 구매자는 프로젝트 비용에 대한 아이디어를 염두에두기를 원할 것입니다. 카운티 교도소의 지붕 수리 비용이 35 만 달러 미만이어야하며 입찰가가 모두 50 만 달러 이상으로 돌아 가야한다고 조사하고 추정 한 경우 세부 정보를 검토해야합니다. 당신은 비현실적인 예산을 가질 수도 있고, 입찰 회사들이 가격을 고지 할 수도 있습니다.
거절 편지
입찰가가 너무 높으면 입찰가를 낮추십시오. 미래에이 회사들과 거래하기를 원할 수도 있다는 것을 기억하면서, 궁금증을 남기고 싶지는 않습니다. 표준 양식 거절 편지를 보내는 것이 전문적이고 정중합니다.
재 입찰 요청
제안서가 제출되지 않은 경우가 있습니다. 어쩌면 영업 담당자 또는 계약자가 작업 범위를 잘못 이해했거나 일부 작업을 제거하기로 결정했을 수 있습니다. 재계약을 요청하는 적절한 서한을 보냅니다. 귀하의 문서에서 입찰자에 대한 제안, 설명 또는 수정 사항을 제공하십시오.
전체 거부
경우에 따라 모든 입찰가가 너무 높아질 수 있습니다. 이런 일이 발생하면 모든 입찰자에게 모든 견적이 거부되었음을 알리는 편지를 보내고 새로운 제출이 승인 될 날짜를 알려야합니다.
사양으로 인한 제거
일부 기업, 특히 비영리 단체는 매우 상세한 제안 프로세스를 준수해야합니다. 예를 들어 테네시 대학 (University of Tennessee)은 입찰자의 이름, 주소, 견적 번호 요청 및 계약자 라이센스 정보로 확인 된 봉투에 입찰서를 제출해야합니다. 관련 정보가 부족한 견적이 접수되면 간단한 양식 편지로 제출을 회신하면 제출 프로세스가 올바르게 수행되지 않았다는 것을 설명 할 수 있습니다.
