회의에서 움직임을 기록하는 것은 모든 조직을 관리하는 과정에서 필수적인 부분입니다. 이 작업은 지루하고 중요 할 수 있습니다. 회의에서 결정되었거나 결정된 내용 만 기록하는 것이 중요하지 않다는 것을 인식하는 것은 회의의 비서에게 달려 있습니다. 행동은 나중에 필요한 조치를 취할 수있는 확고한 기반을 제공하기 때문에 특히 중요합니다. 회의에 참석 한 사람들조차도 돌아가서 동의 한 내용을 정확히 기억할 필요가 있습니다.
회의와 관련된 기본 데이터, 특히 참석자의 날짜와 이름을 기록하십시오. 결석 한 사람과위원회 결석 한 위원을 대표하는 대의원 투표권을 가진 사람의 존재를 기록하십시오.
위원회의 뒤를 따르는 표준 절차를 기록한다. 여기에는 이전 회의록의 확인, 개회 메시지 (메시지를 전달한 사람의 메모, 메시지 내용이 아닌) 등이 포함될 수있다. 이것이 정기 회의 였는지 또는 비상 예산 회의와 같은 비정상적인 목적을 위해 소집 된 특별 회의 였는지도 기록하십시오.
"MOTION"이라는 단어를 대문자로 쓰거나 밑줄을 치고 동작을 제안한 사람의 이름 (예: "대령에 의한 MOTION")을 표시하여 동작의 시작 부분을 강조 표시합니다.
명시된대로 동작을 정확하게 기록하십시오. 동작은 기울임 꼴로 표시 될 수 있습니다. 투표가 시작되기 전에 정확한 동의에 관한 토론이있는 경우 토론을 기록하지 말고 최종 버전의 정확한 언어를 제시하십시오 (예: "대령에 의한 행동:위원회는 다음과 같이 결의합니다. 녹색을 원통형으로 협박 한 매튜 교수를 공식적으로 비난했다. ")
투표 결과를 기록하십시오. 위원회는위원회의 모든 사람들이 투표 한 (예, 아니오, 기권) 숫자, 개인 결정이없는 숫자 (5 세에서 3) 또는 결과 (통과)를 기록하도록 선택할 수 있습니다.
