변경 관리 프로젝트 계획을 수립하는 방법

변경 관리는 비즈니스 관련 전환 과정에서 조직 구성원이 직면 한 변경 사항에 초점을 둡니다. 변화 관리가 원활하게 완료 되려면 잠재적 인 우려와 예상되는 문제를 완화하기위한 도구, 프로세스 및 계획이 마련되어 있어야합니다. 변경 관리 프로젝트 계획은 필수적입니다. 직원이 새로운 역할로 전환 할 수 있도록 도와 줄 계획이 없으면 직원들은 혼란스럽고 준비가되지 않을 것이며 전체 비즈니스가 잠재적으로 영향을받을 수 있습니다.

변경 관리 팀을 임명하십시오. 여기에는 조직의 구성원 또는 변경 관리 프로세스에 익숙한 외부 컨설턴트가 포함될 수 있습니다. 이 팀은 최소한 변경 관리 전문가는 물론 조직의 모든 영역에 익숙한 사람을 포함해야합니다. 이 팀은 조직에 의도 된 변경 사항을 설명하고 변경 중에 발생하는 문제를 완화하며 변경이 완료되면 전환 성공 여부를 결정할 준비가되어 있어야합니다.

회사가 현재 조직 구조에서 계획된 조직 구조로 이동하기 위해 정의한 계획을 분석합니다. 얼마나 많은 단계가 필요한지 결정하십시오. 흔히 회사는 한 조직 구조에서 다른 조직 구조로 직접 이동할 수 없습니다. 계획은 단계적으로 구현되어야합니다.

예를 들어, 회사는 지역별로 구분 된 조직에서 부서별로 구분 된 조직으로 전환하려고합니다.현재 각 지역 사무소는 자체 마케팅, 영업 및 제조 업무를 관리합니다. 이 회사의 목표는 회사를 마케팅, 영업 및 제조의 세 가지 통합 된 부서로 나누는 것입니다. 회사는 마케팅을 통합하고 영업 및 제조를 시작할 수 있습니다. 이러한 점진적 전환은 한 번에 세 부서를 모두 전환하는 것보다 덜 위험하고 덜 압도적입니다.

종합적인 커뮤니케이션 계획을 수립하십시오. 다가오는 변경 사항에 대해 모든 회사 직원에게 어떻게 통보 할 수 있는지 결정하십시오. 적절한 의사 소통이 없으면 직원들은 변화를 인식하지 못할 수도 있고 필요에 따라 적절하게 전환하지 못할 수도 있습니다.

변경 관리 프로세스 중에 발생할 주요 변경 사항에 대한 타임 라인을 만듭니다. 이것은 상세하고 크고 작은 세부 사항을 포함해야합니다. 타임 라인에는 다음과 같은 항목이 포함되어야합니다.

의도 한 변경 사항을 조직과 알린다.
마케팅 팀원과 만나서 책임을 어떻게 변화 시킬지 설명하십시오.
마케팅 직원을위한 새로운 사무실 레이아웃 설계 및 설치
마케팅 직원을 새로운 직업 위치로 전환 (3 일 기간)
질문이있을 때 마케팅 직원과 만나십시오.
발생하는 모든 문제를 논의하기 위해 주간 전화 회의를 개최하십시오.

변경 과정에서 발생할 수있는 잠재적 인 우려 사항 및 문제점을 열거하십시오. 여기에는 직원 불만, 직원 혼란 및 일상 업무 프로세스의 중단이 포함됩니다. 잠재적 인 좌절에 대비하여 비상 계획을 수립하십시오.

모든 변경 관리 정보를 보고서로 작성하여 귀사의 고위 경영진에게 제출하십시오. 경영진의 질문이나 제안 된 변경 사항을 준비하십시오. 제안을 변호하고 모든 변경 관리 계획이 고위 경영진에 의해 수락되지 않을 수도 있다는 사실을 받아 들일 준비를하십시오. 변경이 필요한 경우 변경 관리 프로젝트 계획을 편집하여 모든 수정 내용을 통합하십시오.

고위 경영진의 승인을 얻은 후에도 변경 사항이 공식적으로 적용되기 전에 조직 내의 각 지역 경영진과의 향후 변경 사항에 대해 논의하십시오. 부서장에게 영향을 줄 수있는 변경 사항에 대한 보고서를 각 관리자에게 제시하여 팀원들에게 변경 사항을 설명 할 수 있도록하십시오. 각 관리자에게 간과 될 수있는 잠재적 인 우려 사항을보고하여 해결할 수 있도록하고 변경 관리 계획을 필요에 따라 조정하거나 변경할 수있게하십시오.