RFP 작성 방법

RFP라고도 알려진 제안 요청서는 귀하의 비즈니스에 새로운 상품이나 서비스를 조달해야 할 때 작성하는 문서입니다. RFP는 잠재적 인 공급 업체에 대한 귀하의 특정 요구 사항을 설명하고 검토를 위해 입찰을 제출하도록 권유하므로 귀하가 허용하는 예산 범위 내에서 귀하의 비즈니스에 최상의 서비스 수준을 제공 할 수있는 공급 업체를 선택할 수 있습니다. RFP 작성을위한 표준화 된 형식은 없지만 이러한 단계별 지침은 비즈니스 요구 사항에 대해 효과적이고 명확한 RFP를 작성하는 데 도움이됩니다.

필요한 항목

워드 프로세싱 프로그램이 설치된 컴퓨터
프린터 (우편물 용)
종이 (우편물 용)
봉투 / 우송료 (우편물 용)
인터넷 액세스 (이메일 전송 용)

당신의 필요를 결정하십시오. 당신은 당신이 요구하고있는 것과 당신이 지불하고자하는 금액을 정확하게 결정하는데 얼마간의 시간을 보내고 싶습니다. RFP는 귀하의 필수 "해야 할 일"(귀하의 요구 사항)과 귀하의 "친절한"(당신이 원하는) 모두를 다루지 만, 귀하의 비즈니스를 위해 공급 업체가 제공하거나 제공해야하는 것을 확인하십시오. 이는 프로세스의 필수 요소입니다. 요구 사항을 명확하게 정의 할 수 없으면 이러한 요구 사항을 충족시키는 제안을받지 못할 것입니다.

개요 초안. RFP 작성 방법에 대한 엄격하고 엄격한 규칙은 없지만 가능한 가장 정확하고 구체적인 정보를 제공하십시오. 최소한 섹션 헤더를 사용하는 것은 섹션 머리글을 사용하는 것입니다. 회사 소개는 회사 소개뿐 아니라 프로젝트 / 요구 사항 및이 요구 사항을 처리하는 방법을 보여줍니다. 요구 사항 ("), 입찰가, 예산 (지출하고자하는 금액) 및 타임 라인 (얼마나 빨리 수행해야하는지)을 결정하는 데 사용할 선택 기준입니다. 특정 RFP에 따라 섹션을 추가 또는 삭제하거나 입찰 전에 알아야 할 추가 정보에 대한 하위 섹션을 추가 할 수도 있습니다.

요구 사항 섹션을 작성하십시오. 이것은 보통 가장 긴 섹션이고 가장 많은 관심을 필요로하는 섹션입니다. 프로세스가 프로젝트의 구체적이고 필수적인 부분이 아니라면 수행해야하는 작업이 아니라 완료해야하는 작업을 명심하십시오. 또한 "반드시 가지고 있어야한다"(해야 할 일,해야 할 일, 필요로하는 것)와 "기분 좋은"(할 수 있고, 할 수 있고, 선택 사항 인) 구별을 위해 명확한 단어를 사용하십시오.

RFP를 작성하십시오. 작가의 블록이있는 경우 샘플 RFP를 온라인으로 검색 할 수 있습니다.

맞춤법 검사를하고 RFP를 교정하십시오. 일부 산업에서는 잘못 배치 된 소수점이 큰 차이를 만들 수 있습니다.

RFP를 배포하십시오. 익숙한 잠재적 인 공급 업체에 우편으로 보내거나 이메일로 보내거나 회사 웹 사이트에 게시하는 등의 다른 방법으로 사용할 수 있습니다.

낙찰 된 입찰가를 선택하십시오.

팁

프로젝트 또는 서비스가 필요하기 8-10 주 전에 RFP를 준비하십시오. 이를 통해 제안서가 필터링되어 최상의 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

낙찰가를 결정하는 데 사용할 선택 기준을 미리 결정하십시오. 모든 회사는 서로 다른 강점을 가지고 있으며 이러한 강점을 발휘할 수있는 제안을 할 것입니다. 최고의 가격, 가장 숙련 된 공급 업체 또는 가장 빠른 처리 시간을 찾고 계십니까?

공급 업체가 특정 방식이나 형식으로 제안서를 준비하도록 요청할 수 있지만 RFP에이 요구 사항을 설명하십시오.