첨부 파일과 인클로저라는 단어는 비즈니스 서신에서 종종 교환 가능하게 사용되지만 항목을 포함하는 다양한 방법을 나타냅니다. 가장 엄격한 의미에서 첨부는 편지의 일부로 간주되지만 인클로저는 별도의 문서로 취급됩니다. 정부와 같은 일부 조직의 경우, 각각에 대한 사용은 전송 된 서신에 의해 구분되며, 다른 경우에는 사용이 허용됩니다.
첨부 파일 추가
첨부 파일은 비즈니스 서한의 일부인 문서입니다. 편지에있는 정보를 추가하거나 설명합니다. 몇 가지 예는 재무 청구 또는 예측에 대한 시각적 설명을 제공하는 스프레드 시트, 비즈니스 추세 또는 예산에 대한 그래픽보기를 제공하는 차트를 포함합니다. 첨부 파일을 전송할 때 편지의 왼쪽 하단에 "첨부 파일"이라는 단어를 세미콜론과 첨부 파일 번호와 함께 넣으십시오. 또한 편지 본문에 정보가 추가되거나 설명되어있는 항목이 첨부되어 있거나 여러 항목이 첨부되어 있음을 언급해야합니다.
인클로저 포함
인클로저는 비즈니스 서신 외에도 문서입니다. 자체 문서로 혼자 서있을 수 있으며 문서가 무엇인지 또는 해석 방법을 설명하는 데 비즈니스 서신이 필요하지 않습니다. 비즈니스 서신에 인클로저를 보낼 때는 "Enc"에 세미콜론을 사용하거나 왼쪽에 "Enclosure"라는 단어를 써야합니다. 그런 다음 문서의 이름을 입력하십시오. 이것은 두 번째 문서가 서신에 포함되어 있음을 독자에게 경고합니다. 인클로저에 적합한 문서의 한 예가 표지 말에 포함 된 이력서입니다. 이력서는 편지와 별개이며 쉽게 혼자 서 있습니다.
이메일의 첨부 파일
일부 상황에서는 첨부 파일과 인클로저를 구분할 수있는 방법이 없습니다. 이러한 상황 중 하나는 이메일로 비즈니스 서신을 보낼 때 발생합니다. 인클로저 옵션이 없기 때문에 전자 메일은 전자 전송의 한 형태이므로 전자 메일로 보낸 모든 문서는 첨부 파일이됩니다. 첨부 파일은 전자 메일 본문과 함께 전송되는 다운로드 가능한 항목으로 전자 메일에 추가됩니다.
연방 정부 사용법
특정 연방 정부 지점의 첨부물 및 인클로저 사용에 대한 규칙이있을 수 있습니다. 예를 들어, 해당 핸드북의 미국 지질 조사서는 첨부 파일과 인클로저를 서신을 보낼 때 처리하는 방법을 설명합니다. 그들의 수첩에 따르면, 서신이 메모 인 경우 항목을 첨부 파일로 보냅니다. 편지 인 경우 추가 서적에 인클로저라는 단어를 사용해야합니다. 두 경우 모두 서명 블럭 아래 두 줄에 "Enclosure"또는 "Attachment"를 입력하십시오. 이렇게하면 독자가 인클로저 또는 첨부 파일을 찾습니다. 그들이 빠진 경우, 편지 나 메모와 함께 보내지려고하기 때문에 보내달라고 요청하십시오.
둘 이상의 첨부 파일 또는 인클로저가있는 경우 "2 인클로저"또는 "3 개의 첨부 파일"과 같은 수를 나타냅니다. 텍스트 중 하나가 식별되지 않으면 단어 다음에 콜론을 사용하고 그 다음에 문서의 제목이나 설명을 입력하십시오. 예: "Enclosure:"(다음 행)는 공백 두 개를 들여 구두점을 끝내지 않고 "Resume of John Q. Adams"를 추가합니다. 본문에 언급되지 않은 첨부물이나 첨부물이 여러 개인 경우 제목을 기입하거나 각각을 별도의 줄에 기입하십시오. 예를 들면 다음과 같습니다. 2 첨부 파일: (다음 줄) 두 칸을 들여 쓰고 "John Q. Adams의 이력서"(다음 줄)는 두 칸을 들여 쓰고 "List of Awards and Achievements"에 마침표가 없습니다.
