고객 불만을 다루는 편지는 귀사 또는 제품을 직접 반영한 것으로 간주됩니다. 조심스럽고 전문적인 의사 소통을 통해 고객을 잃지 않게하고, 회사에 대한 나쁜 미래의 홍보를 예방하거나 미래의 고객과 친선을 도출 할 수 있습니다. 서면 서신은 일단 발송 된 후에는 회수 할 수없는 "서류상"이기도하므로 주어진 정보로 인해 회사에 대한 향후 또는 추가 책임이 생성되지 않는 것이 중요합니다. 가장 전문적인 답변은 공손하고 간결하며 직접적인 것입니다.
필요한 항목
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컴퓨터
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프린터 (우편물 경우)
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인터넷 접속 (이메일 편지 인 경우)
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봉투
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우표
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종이
편지를 보낼 날짜와 편지 상단에있는 이의 제기 자의 완전한 이름과 주소를 사용하십시오. 이메일 편지 또는 편지 용지에 회사 로고를 사용하지 않는 경우 편지의 서명란 뒤에 회사 정보를 추가하십시오. 컴퓨터에서 편지를 작성하십시오 - 필기체 편지는 본질적으로 전문적이지 않은 개인적인 편지입니다.
귀하의 제품이나 서비스에 대한 불만의 이유에 대해 귀하에게 연락 할 수있는 시간을내어 주신 것에 대해 항의 자에게 감사드립니다. 그의 불만이 무엇인지 다시 이야기하는 것에 대해 구체적으로 말하면 그의 불평을 이해한다는 것이 분명합니다.
이 문제를 그녀와 당신의 상호 만족으로 해결할 수있는 모든 방법으로 불만 제 기자와 협력 할 의향을 표하십시오.
귀하가 솔루션을 위해 직접 불만을 제기하는 사람에게 연락 할 것이며 귀하와 귀하의 회사가 어떻게 불만의 재발을 막을 수 있는지 평가할 것임을 나타냅니다.
불편을 끼쳐 드려 사과하고 가능한 해결책을 찾기 위해 고객과 접촉하겠다는 고객의 의지에 대한 감사를 표하십시오.
고객의 비즈니스를 유지하고 회사에 대한 만족도가 얼마나 중요한지 나타낼 의사를 표현하십시오.
개인 서명을 위해 몇 줄을 남기고 (서면 서신 인 경우) 성명, 직함 및 전체 회사 정보를 기입하십시오. 이메일을 보내는 경우 이메일 제목에 "문의 해 주셔서 감사합니다"라는 줄을 추가하십시오.
팁
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날짜, 고객의 성명 및 주소, 성명 및 연락처 정보 및 개인 서명이있는 전통적인 블록 스타일의 편지 형식을 사용하십시오. 최종 제품에 대해 철자 및 문법 검사를 항상 실행하고 가능하면 독립적 인 출처에서 신속하게 교정하십시오. 맞춤법이 틀리거나 잘못된 문법으로 가득 차있는 편지보다 전문적인 이미지가 더 나쁜 것은 아닙니다.
경고
귀하가받은 불만 사항이 얼마나 심각하거나 전문가가 아니든 귀하의 답변에 의심 스럽거나 혐의가있는 언어는 삼가십시오. 귀하의 서면 답변은 궁극적으로 많은 사람들과 잠재 고객의 손에 넘어갈 수 있습니다. 귀하가받은 불만 사항을 완전히 만족시키지 못하더라도, 전문적이고 우호적 인 응답 서한은 공동의 기반과 친선을 구축하는 것을 목표로합니다. 또한 편지를 볼 수있는 다른 사람과 귀하 또는 귀하의 회사에 긍정적 인 영향을 미칩니다.
