회의록 구성 방법

회의록은 비영리 단체, 정부 기관, 사회 및 기업을위한 필수 법적 문서입니다. 그들은 의사 결정 과정에 대한 기록을 제공합니다. 의사록은 구술과 구별됩니다. 회의에서 일어난 일에 대한 말로 된 말은 아닙니다. 대신, 그들은 참석 한 사람, 토론 된 내용, 출전 한 투표 및 결정된 기록을 기록합니다. 몇 분 동안 보관됩니다.

정확한 시간 기록 준비하기

회의 일정을 검토하십시오. 이렇게하면 메모를 작성해야하는 중요한 일정 항목을 계획 할 수 있습니다. 또한 얼마나 많은 참석자가 기대할 지 알 수 있습니다.

참석자 시트 초안 작성. 이것은 회의 제목과 상단에 몇 개의 번호가 매겨진 줄이있는 종이처럼 간단 할 수 있습니다. 참석자가 서명하기 위해 회의 시작시이를 배포 할 것입니다.

녹음 장비가 올바르게 작동하는지 확인하십시오. 랩탑이나 펜과 종이로 회의를 기록하거나 회의를 녹음하여 회의 노트를 녹음 할 수 있습니다. 회의에서 중요한 정보를 다루는 경우, 의장과 녹음 내용을상의하고 분의 정확성을 보장하기 위해 녹음을 사용하려는 의도를 설명하십시오.

기록 회의록 작성

회의 중에 메모하십시오. 각 토론의 주제에 초점을 맞추고 주석을 남기십시오. 예를 들어, 새 건물에 대한 자금 배분이 논의되었지만 "토론은 정서적이고 열정적이었습니다"는 점에 유의하지 않습니다. 각 동작을 제안한 사람과 해결 된 사항에 유의하십시오.

공식 회의록을 작성하는 문서를 작성하십시오. 이전 회의록과 동일한 형식이어야합니다. 주문하기, 전화 걸기, 지난 회의록 승인, 미해결 된 문제, 새로운 비즈니스 및 휴회 등 6 개의 섹션을 사용해보십시오. 각각의 밑에 토론 또는 활동의 간단하고 중립적 인 개요를 제공하십시오. 투표 집계가 있다면 집계를 포함하십시오. 득표가 계산되지 않았다면, 동의가 "수행"되었거나 "실패"했다는 사실 만 기재하십시오. 메모 작성자와 의장이 서명 할 분을위한 공간을 만들고 누가 회의록을 승인 할지를 결정합니다.

회의가 끝난 후 1 주일 이내에 이사회 회의록을 배포하고 회의가 공개 된 경우 공개 기록으로 제출하십시오. 필요에 따라 변경하고 수정하십시오. 명확한 설명이 필요하면 자신의 노트 나 회의 녹음을 참조하십시오.