회의에서 발표 할 보고서를 작성할 때는 몇 가지 기본 지침을 따라야합니다. 대부분은 학교에서 배운 것입니다. 예를 들어, 보고서의 목적에 대해 확실히 알고 있어야하며, 정확하게 정의 된 하위 주제에 중점을 둘 필요가 있으며 사용자를 염두에두고 작성해야합니다.
회의 참가자의 교육 및 업무 배경을 미리 파악하십시오. 이것은 당신이 설명해야 할 주제의 양을 알 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어, 다음 교통위원회 회의에서 제시 될 특정 도시 교차로에서의 사고 횟수에 대한 보고서를 작성한다고 가정 해보십시오. 5 명의 위원 중 3 명이 법 집행에 관한 배경 지식이있는 경우 "방향 전환하기"와 같은 문구를 설명 할 필요가 없습니다.
고등학교 영어 선생님의 조언을 기억하십시오: 우주를 다루려고 시도하지 마십시오. 주요 주제의 작은 부분에 대해 작성하십시오. 보고서를 이해하기 쉽게 만듭니다. 예를 들어, "보행자 안전"은 교통 연구 보고서의 주요 주제가 될 수 있지만 보고서는 해당 주제의 한 부분으로 제한되어있어 두 교차 지점의 안전성이 향상됩니다.
소개와 결론에 충분한 문맥을 제공하십시오. 이는 회의 참가자가 제안의 중요성을 이해하는 데 도움이됩니다. 예를 들어, 귀하의 보고서가 지방 법원에서 일하기 위해 보조 경찰관을 고용 할 것을 권고하는 경우, 귀하의 소개는 경찰관에게 초과 근무 시간의 증가분을 상쇄하기위한 일년 간의 치열한 투쟁을 설명 할 것입니다. 결론은이 제안이 예산에 시정촌 플러그 구멍을 도울 수있는 많은 것 중 하나 일 뿐이라는 것을 반복 할 것이다.
회의 제목이 문제를 해결하거나 정보를 제공 할 예정인지 여부를 보고서의 제목으로 알려주십시오.예를 들어 관리자가 지난 분기 매출이 증가했다는 사실을 팀 구성원에게 알리기 위해 회의를 호출 한 경우 제목은 "3 분기 매출: 신규 고객 서비스 절차의 영향"일 수 있습니다.
보고서는 대개 다른 사람의 행동에 영향을 미치기위한 것입니다. 기대하고있는 피드백과 누구를 언급했는지 언급하십시오. 예를 들어, 학생 검사 점수가 증가한 학교 교육감 보고서는 조종사가 예비 학습 프로그램을 영구적 인 프로그램으로 바꾸는 결의안을 이사회에 승인하도록 권장 할 수 있습니다.
