퇴사하는 직원은 고객 서비스 중단, 고객 이탈 및 판매 손실을 포함하여 비즈니스에 대한 여러 가지 골치 거리를 유발할 수 있습니다. 발표 편지를 사용하여 고객에게 직원의 퇴사에 대해 경고하는 것은 잠재적 인 레몬을 레모네이드로 전환시키는 데 도움이되는 긍정적이고 사전적인 홍보 전략이 될 수 있습니다.
편지에 대한 목표 설정
직원의 출국에 대해 고객에게 알려주고 싶다는 이유를 결정하십시오. 글 머리 기호 목록을 사용하면 연락 할 고객의 다양한 요구에 맞게 서로 다른 편지를 작성할 수 있습니다. 예를 들어, 일부 고객은 배송 또는 고객 서비스가 중단되지 않도록 안심해야합니다. 회사에 새 연락처가 있고 그 사람이 누구인지, 새 담당자가 전화를 걸 것이라고 다른 고객에게 알릴 필요가있을 수 있습니다. 소문을 제기하거나, 퇴사하는 직원이 시행하려는 비경쟁 조항을 가지고 있거나 직원이 좋은 조건을 떠나고 있다는 것을 고객에게 알리십시오.
직원과 대화
직원과 만나 고객과의 연락 계획에 대해 의논하십시오. 특정 고객과의 관계, 자신의 역사와 필요에 대한 지식, 그리고 잠재적 인 우려에 대한 생각을 토대로 직원에게 특정 고객과 의사 소통하는 팁을 요청하십시오. 직원에게 출발 출발 사유가 전달되었는지 또는 편지에서 출발해야하는지 여부를 묻습니다. 나쁜 조건으로 직원과 헤어지고 있다고하더라도, 어느 누구도 교량을 태우거나 시장에서 다른 사람의 평판을 손상시키지 않아야합니다.
수신자 결정
편지의 수령인 목록을 작성하여 각자에게 내용을 맞출 수 있습니다. 클라이언트의 이름 옆에 각 클라이언트를 쓰는 이유를 문서화하고 해당 클라이언트의 서신에 포함 시키거나 생략 할 특정 내용에 대한 메모를 작성하십시오.
초안 작성
편지의 첫 번째 초안을 작성하여 고객에게 이름을 대십시오. "XYZ Co.는 항상 숙련되고 전문적인 직원을 통해 탁월한 고객 서비스를 제공 할 수있는 능력에 자부심을 느낍니다."그런 다음 고객에게 직원이 퇴사한다는 사실을 알리고 왜 그 정보를 포함하기로 결정했다. 고객이 갖고있는 우려 사항을 해결하고 해결 방법을 알려주십시오. 고객의 새 연락처와 연락처 정보를 소개하고 적용 가능한 전환 날짜를 포함시켜야합니다. 새로운 연락처가 이번 주에 자신을 소개하기 위해 전화 할 것이라는 사실과 같이, 눈에 띄기를 원하는 중요한 정보를 불러내는 추록을 붙이십시오. 클라이언트에게 질문이있는 경우 개인적으로 연락하기 위해 클라이언트 초대장을 작성하여 완료하십시오.
편지 끝내기
귀하의 핵심 관리자와 각 고객의 새 담당자가 귀하가 작성한 다른 문자 초안을 검토하여 입력을 요청하십시오. 고객의 초안 초안에 대한 정보를 받으면 최종본을 만드십시오. 적절한 직원에게 서명하고 배포하기 전에 최종 초안을 보도록하십시오.
