행정 보조원과 클럽 총무는 회의록을 다양한 방법으로 저장할 수 있습니다. 한 사본을 분실하거나 실수로 망가 뜨리면 다른 사본의 백업 역할을 할 수 있도록 전자 사본과 하드 사본을 모두 갖는 것이 가장 좋습니다.
파일을 전자적으로 저장하기
조직에 회의가있을 때 같은 위치에 컴퓨터에 회의록을 저장하십시오. 나중에 필요할 때마다 정확한 파일을 쉽게 찾을 수 있도록 매번 유사한 파일 이름을 지정하십시오. 예를 들어, 비영리 이사회 회의록의 제목을 "Board_Minutes_21 April 2011"로 지정한 다음 다음 달을 "Board_Minutes_20 May 2011"으로 저장할 수 있습니다. 회의 시간이 여러 가지 일 경우 서로 다른 폴더에 저장하십시오. 하나는 "이사회 회의"및 다른 "직원 회의"로 표시 될 수 있으며 둘 다 컴퓨터의 "회의"폴더에 보관됩니다.
온라인 저장소
온라인 문서 저장 서비스를 사용하여 시간을 절약하십시오. 이러한 서비스는 대개 요금을 청구하지만 컴퓨터 나 서버가 다운되면 다른 위치에서 인터넷에 액세스하여 파일을 검색 할 수 있습니다.
물가
온라인 스토리지 회사는 무료 평가 기간을 제공하여 제품을 테스트 할 수 있습니다. 예를 들어, LiveDrive는 2 주 무료 평가판을 제공하며 2011 년 4 월 현재 온라인 백업을 위해 컴퓨터 한 대당 월 6.95 달러, 최대 3 대의 컴퓨터에 대해 월 16.95 달러를 청구합니다. 두 계획 모두 무제한 대역폭을 사용할 수 있습니다 업로드 및 다운로드). Elephant Drive는 15 일 무료 평가판을 제공합니다. 2 대의 컴퓨터에 최대 100GB의 저장 용량을 제공하는 개별 계획으로 월 9.95 달러 또는 연간 99.50 달러를 제공합니다. 가족 플랜은 최대 5 대의 장치를 커버 할 수 있으며, 한 달에 19.95 달러, 1 년에 199.50 달러의 스토리지를 500GB까지 보유 할 수 있습니다.
하드 카피
회의록 사본을 인쇄하십시오. 모임의 월과 연도가 표시된 구분선을 바인더에 넣습니다. 분 및 월을 올바른 월 및 연도 섹션에 삽입하십시오. 바인더가 채워지면, 척추에 몇 분 안에 해당 연도를 표시하고 새 바인더를 시작하십시오. 둘 중 한 곳에 일이 생길 경우를 대비하여 두 곳의 회의록을 두 장의 하드 카피로 보관하는 것을 고려하십시오.
