당신은 당신의 사업을 종결 짓고 있습니다. 아마도 당신은 은퇴하거나 다른 벤처 기업을위한 기회를 제공 할 것입니다. 모든 사업체는 서류를 작성하고 비즈니스가 종결되면 얼마나 오래 문서를 보관해야하는지에 대한 문제를 해결해야합니다.
기록 보관의 이유
국세청 (Internal Revenue Service) 및 주 재무부와 같은 정부 기관은 과거의 다양한 비즈니스 문서를 요청할 수있는 가장 가능성있는 단체입니다. 모든 유형의 비즈니스 관련 기록을 유지하는 것은 세금 신고서에 제기 된 청구, 거래 및 정보를 입증해야 할 필요가있는 경우 가치가 있습니다. 사기 수사 또는 회사에 대해 제기 된 기타 민사 또는 형사 소송과 같은 특정 경우에 많은 비즈니스 문제에 대한 법령이 있지만, 사건이 발생한시기와 관계없이 과거의 비즈니스 기록이 필요할 수 있습니다. 오래된 비즈니스 기록이 유용 할 때를 결코 알 수 없으므로 가능한 한 모든 비즈니스 기록을 보관하는 것이 좋습니다. 즉 공통 문서 보관 기간에 대한 일반적인 지침이 있습니다.
특정 품목 보유 기간
접수일로부터 취소 된 수표, 은행 예금 전표, 신용 카드 명세서 및 일반 원장을 최소 3 년간 보관하십시오. 최소 6 년간 은행 계좌 명세서, 재고 기록, 청구서, 판매 기록, 현금 등록 테이프, W-2, 1099 및 기타 세금 서류를 보관하십시오. 귀하의 사업체가 법인으로 설립 된 경우 월별 및 분기 별 기업 재무 제표를 최소 3 년간 보관하십시오.
무한정 기록
가능한 한 오랫동안 근로자 보상, 연금 기록 및 직원 소득세 원천 징수와 같은 직원 관련 지불 및 관련 문서를 보관하십시오. 과거의 회사 직원이 실업 수당을 신청하거나 새로운 직장을 신청하거나 근무 시간으로 거슬러 올라가는 질문이있는 경우이 기록을 액세스 할 수있게하는 것이 가장 중요합니다. 기업이 더 이상 사업을하지 않더라도 모든 기업 관련 문서는 무기한 보관해야합니다. 그러한 서류에는 법인 설립 증서, 이사회 회의록, 노동 계약, 주식 거래, 특허 및 상표 및 법원 관련 문서가 포함됩니다. 법인 자산 및 매출 채권 및 채무 기록은 보관해야합니다.국세청 (IRS)의 법령은 세금 신고서 제출일로부터 3 년 후에 반환됩니다. 그러나 언급 한 바와 같이, 소득 및 공제를 증명하는 기록을 보관하는 것은 가능하면 무기한 보관해야합니다.
과거 기록을 요청할 수있는 단체
과거 문서 정보를 요청할 가능성이 가장 높은 연방 기관은 국세청, 노동부, 사회 보장 행정부, 평등 고용 기회위원회 (Equal Employment Opportunity Commission) 및 이민 및 귀화 국입니다. 세금 부과 및 지방 자치 단체와 같은 주 기관의 기록은 사업이 중단 된 후에도 가능한 한 오랫동안 보관해야합니다. 파일을 안전한 장소에 보관하십시오. 화재, 홍수, 도난 및 기타 손실로부터 보호받는 위치에 보관하는 것이 좋습니다. 자신 이외의 누군가는 중요한 기록이 어디에 보관되어 있는지도 알아야합니다.
