회의는 하루 중 가장 생산적인 부분이거나 시간 낭비 일 수 있습니다. 그것은 모두 회의의 구조와 회의를 진행하는 지도자의 기술에 달려 있습니다. 회의를 설정하는 것이 자신의 직업이라면, 가장 중요한 목표 중 하나는 의제를 만드는 것입니다. 회의의 의제 항목을 적절하게 표시하는 것은 필수적입니다. 그 의제 항목은 회의의 분위기를 조성하고 토론의 진행을 막는데 도움이됩니다.
모임의 다른 참석자에 대한 배경 정보를 제공하는 것이 목적 인 경우 의제 항목에 "정보 제공"이라고 표시합니다. 예를 들어 프로젝트 팀 구성원은 초기 시작 회의에서 제안 된 소프트웨어 변경 사항의 범위를 설명해야 할 수 있습니다. 이 유형의 회의 일정 항목은 정보 제공 용입니다. 참석자는이 항목에 동의하거나 동의 할 필요가 없습니다. 그들은 단순히 정보를 흡수해야합니다.
토론이 필요하지만 회의에서 해결 될 것으로 예상되지 않는 항목에 대한 자문 회의 의제를 작성하십시오. 자문 어젠다 항목은 참가자들에게 토론 할 항목에 대한 우려를 나누고 의견을 나눌 수있는 기회를 제공합니다. 예를 들어, 제안 된 컴퓨터 하드웨어 업그레이드에 관한 회의에는 고려중인 하드웨어 솔루션에 대한 토론을 포함하여 여러 가지 자문 일정 항목이 포함될 수 있습니다. 프로젝트 리더는 각 제안 된 솔루션에 대한 간략한 개요를 제공하고 나머지 회의 참가자의 일반적인 토론을 제공 할 수 있습니다.
회의 목적을 실제로 회의 중에 해결할 예정이면 회의 의제 항목에 "문제 해결"이라고 표시합니다. 이 라벨은 귀하가 계획하고있는 특정 회의의 목표에 기초합니다. 의제 항목은 한 회의에서 권고로 분류 될 수 있으며 프로젝트가 처음부터 끝까지 진행될 때 다음 회의에서 문제를 해결할 수 있습니다. 예를 들어, 하드웨어 선택에 대한 자문 어젠다 항목은 참가자가 실제로 하드웨어 솔루션을 선택하도록 요청 된 다음 회의에서 문제 해결로 바뀔 수 있습니다.
다른 모임 참가자에게 도움을 요청하는 것이 목적이라면 "도움 요청"이라고 표시된 모임 의제 항목을 만듭니다. 이러한 항목은 프로젝트 팀의 각 구성원이 업데이트를 제공하고 나머지 팀에게 프로젝트 상태에 대한 정보를 제공하여 다음 회의의 후속 조치를 제공 할 수 있습니다.
