"책 보관: 성공적인 중소기업을위한 기본 기록 관리 및 회계, 제 7 판"에서 Linda Pinson은 채권자가 구입 한 재화 나 용역을 회사가 빚지고있는 채무로 정의합니다. 회사는 지급 지급 책임을 회원에게 부여합니다 전용 회계 팀은 표준 처리 절차 집합을 사용합니다. 이러한 절차를 통해 오버 헤드 비용을 최소화하고 공급 업체 관계를 극대화합니다.
의미
사기, 횡령 및 가공상의 오류는 사업을 망칠 수 있습니다. 이러한 위험을 줄이기 위해 제어 절차를 구현하는 것이 중요합니다. 공통적이고 효과적인 통제에는 다음과 같은 것들이 포함됩니다: 횡령의 위험을 줄이기 위해 직무 분리; 횡령, 허위 청구서 및 오류의 위험을 줄이기위한 공식 구매 기능 및 지침; 횡령과 과실의 위험을 줄이기위한 두 번째 서명자 달러 금액 기준; 중복 된 지불 오류의 위험을 줄이기위한 체계적인 송장 번호 확인 등이 포함됩니다.
공급 업체
채권자는 벤더로서 회사의 데이터베이스에 추가됩니다. 이 업무는 일반적으로 지불을 생성 할 능력이없는 회계 사무원 또는 재무 담당자에게 할당됩니다.
적시에 지불이 이루어 지도록 공급 업체는 송장 발행 문제를 해결하기 위해 채무 팀과 협력하는 것이 좋습니다. 구매 대행사 또는 주문 부서에 연락하면 미 지불 또는 부분 지급 된 송장을 찾거나 해결하는 데 지연이 추가됩니다.
기능
공급 업체는 송장을 직접 채무 부서에 송부하도록 지시받습니다. 송장에 타임 스탬프가 찍히고 처리 시계가 시작됩니다. 상품 또는 서비스 조달을 위해 구매 주문이 생성 된 경우 구매 주문서 및 수령 증빙서와 일치합니다. Mary S. Schaeffer는 책 "Accounts payable: 효율적인 부서 운영에 대한 지침"에서 "3 자간 일치"프로세스에 대해 논의합니다.
구매 주문서없이 구매 한 경우 회사의 기존 지침을 충족해야합니다. 지침이 충족되면 송장은 승인 및 적절한 코딩을 위해 주문 부서로 전달됩니다.
지급 절차
채무 분석가는 채무를 생성 할 권한이 있습니다. 애널리스트는 인보이스를 적시에 처리하여 가능한 한 신속하게 지불하고 할인을받을 수 있도록 노력합니다. 이 두 가지 목적 모두 간접비를 통제 할 수있는 기회를 제공합니다. 이것은 정부 기관이 지연된 지불에 대한 처벌을받을 때 특히 중요합니다.
전자 지불은 또 다른 비용 절감 도구입니다. 이는 수표 발행 비용을 줄이고 수표 사기 또는 횡령을 최소화합니다. 부분 지불이나 지불 거절이 필요한 경우, 채무 분석가는 서류를 제출하고 상황을 설명합니다.
내부 감사
미지급금 분석가는 회사 정책에 따라 지불금이 지급되도록합니다. 회사의 내부 감사 팀은 선별 된 인보이스 그룹에 대한 문서를 요청하여 분석가의 작업 결과를 선택적으로 검토합니다. 감사원은 문서를 검토하여 통제 절차가 제대로 이루어 졌는지 확인합니다. 제어 절차가 불충분하면 예상치 못한 손실이 발생합니다. 이러한 손실을 복구하려면 추가 시간과 비용이 필요합니다.
