프로 시저 및 정책을 작성하는 방법

강력한 절차 및 정책을 작성하는 핵심은 조직의 규칙을 문서화 할 정도로 문서를 까다롭게 만들 수 있지만 설계 경로에서 모든 작은 변화를 문서화해야하므로 대부분 쉽게 벗어날 수있을만큼 유연합니다. 많은 조직에서 SOP 또는 표준 운영 절차라고하는 절차 및 정책을들을 수 있습니다. 이러한 문서는 조직의 중추를 형성하기 때문에 문서를 잘 작성하면 비즈니스를 진행하는 데 도움이되며 모든 직원이 표준 절차를 동일한 방식으로 수행 할 수 있습니다. 제약 회사 또는 생명 공학 회사와 같이 규제 대상 산업에서 일하는 경우 식품 의약품 안전청 (Food and Drug Administration)이 모든 감사에서이 문서를 먼저 살펴봄으로써 강력한 SOP가 귀사의 성공에 절대적으로 중요합니다.

조직이 필요로하는 모든 절차 및 정책에 대한 개요 초안 작성. 절차 및 정책에 대한 간단한 개요를 작성하면 서면을 체계화하는 데 도움이됩니다. 부서별 정책 및 절차를 그룹화하면 생각을 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 처음에 가장 중요한 문서로 윤곽을 구성하여 SOP의 초안 작성에 우선 순위를 매길 수 있습니다. 결국, 당신은 어딘가에서 시작해야하고 가장 중요한 수단으로 시작해야합니다. 적어도 이것들은 완료 될 것입니다. SOPS가 작성된 후이 첫 번째 문서를 재검토해야 할 수도 있습니다. SOPS는 서로 충돌하지 않아야합니다.

개별 절차와 정책을 각 문서 완성과 관련된 별도의 작업으로 나누십시오. 윤곽선에서 각 문서의 하위 작업을 추가하여 단계가 명확하고 논리적이며 순서가 맞도록하십시오. 이런 방식으로 문서는 거의 스스로를 작성합니다. 하지만 가장 광범위한 단계 만 추가해야합니다. SOPS를 너무 자세하게 작성하면 편차가 발생할 가능성이 너무 큽니다. 좋은 일이 아닙니다.

작업을 수행하는 스태프를 인터뷰합니다. 현재 작업을 수행중인 직원의 중요한 정보를 간과하지 마십시오. SOP는 일이 어떻게 행해지는지를 문서화해야하며 이들은 알고있는 사람들입니다. 따라서 관리자가 아닌 초안 문서 제작을 부탁드립니다. 그들은 기술적 인 작가에 의해 항상 강화 될 수 있습니다.

직원이 따라야 할 더 자세한 절차를 기입하여 개요를 작성하십시오. 정책과 절차를 작성할 때 간단하게 유지하는 것이 가장 좋습니다. 5 학년은 모든 단어를 읽고 이해할 수 있어야 함을 의미합니다.

절차와 정책에 대해 누가 사인을 할 것인지 결정하십시오. 사인은 일이 어떻게 진행되고 있는지 상사가 알 수 있도록 몇 가지 높은 수준의 이름을 유지해야합니다. 일부 조직에서는 인적 자원 부서 또는 법률 부서를 통해 모든 정책과 절차를 실행하여 법률이 위반되지 않도록합니다.

한 회의실에서 모든 서명자를 모아 정책을 논의하기 위해 검토 회의에 전화하십시오. 가능한 한 모든 방을 하나로 묶어 특정 정책에 대한 토론을 갖게되면 문서를 전달하고 의견을 묻는 것보다 훨씬 빠른 속도로 문서를 앞으로 옮길 수 있습니다. 정말로 속도를 내고 싶다면 회의가 끝날 때 SOP를 서명하는 목표를 설정하십시오.

서명, 날짜, 버전 제어 및 최종 절차 및 정책의 배포. 각 직원에게 필요에 따라 개정 된 문서로 업데이트 할 수있는 직원 핸드북을 제공하는 것을 고려하십시오. 실제로 모든 직원이 최신 상태인지 확인하기 위해 직원 핸드북을 정기적으로 감사하는 것을 포함하여 노트북을 다루는 정책과 절차를 만드십시오.

일정에 따라 기존 승인 된 SOP를 검토하십시오. 모든 SOP는 실무와 정책이 변경되지 않았다는 것을 확인하기 위해 연 1 회 또는 최소한 매년 2 회 검토되어야합니다. 신선한 시그니처와 날짜를 확인하여 감사를 받으면 백 버전의 명확한 용지 추적이 가능하도록하십시오.