실사는 본질적으로 중요한 거래 또는 결정에 앞서 집중적으로 조사합니다. 예를 들어, 실사는 일반적으로 비즈니스 구매에 중대한 관심이 있거나 주요 아웃소싱 계약을위한 판매 프레젠테이션을 개발해야하는 경우에 발생합니다. 프로세스가 시간 소모적 일 수 있으며 흔히 현장에서 수행되어야하지만 실사 보고서에서 수집하고 개요를 작성하는 정보는 올바른 결정을 내리거나 효과적인 프레젠테이션을 작성하는 데 중요합니다.
구조 및 집중
다른 대부분의 정식 보고서와 마찬가지로 실사 보고서에는 목표, 간부 요약, 주요 결과, 권장 사항 섹션 및 하나 이상의 부록이 포함됩니다. 그러나 다른 사람들로부터 실사 보고서를 구별하는 것은 그 목적, 초점 및 정보의 정도입니다. 실사, 사실 조사, 원시 데이터 수집 및 직접 관측을 수행하는 적극적인 단계를 마친 후에는 보고서 작성을 통해 기존 상황을 평가하고 위험을 파악하며 활용을 제공하는 문제를 발견 할 수있는 방식으로 데이터를 구성합니다 기회.
형식 및 음성
대부분의 사람들은 계약 또는 가격 협상 중에 비공개 참조 자료로 또는 입찰 발표를 만들기위한 정보 출처로 실사 보고서를 사용합니다. 목적에 관계없이 귀하가 실사 보고서에 포함하는 내용의 대부분은 기밀 정보이므로 대상 독자를 대상으로 글을 쓰고 목표에 초점을 맞추는 것 외에도 가장 관련성이 높거나 필수적인 정보 만 포함하십시오. 공식적인 목소리를 사용하고 객관적이고 편견없는 글을 사용하여 사실을 제시하고 문자 또는 숫자를 사용하여 별개의 섹션으로 보고서 정보를 분리하십시오.
목표 및 요약
목표 섹션에서 실사를 수행해야하는 이유를 설명하십시오. 요약 보고서는 보고서 목표가 달성 된 직후에, 그리고 보고서 본문 바로 전에 요약본을 작성합니다. 그 이유는이 섹션에 관심이있는 독자 (대부분 회사 임원)가 전체 보고서를 읽는 데 시간이 걸리지 않을 수 있기 때문입니다. 요약 보고서는 미니어처 보고서처럼 읽도록 구성해야하지만 동시에 보고서의 나머지 부분에 비례하여 길이를 유지해야합니다.
주요 결과 및 권장 사항
작가이자 독립 IT 컨설턴트 인 Michael Sisco는 TechRepublic 웹 사이트의 기사에서 주요 결과가 회사의 가격이나 지속적인 운영에 영향을 미치는 항목에 초점을 맞추어야한다고 말했습니다. 예를 들어, 아웃소싱 계약 프레젠테이션에 사용할 실사 보고서를 작성하는 경우 생산성 및 성능 문제를 강조하는 운영 프로세스 고장과 같이 가격 및 위치를 지원하는 문제를 포함하십시오. 또한 회사가 현재 사내에서 서비스를 운영하기 위해 지출 한 비용을 나타내는 비용 비율을 포함하고 구형 또는 구식 장비를 업그레이드하거나 교체하기 위해 더 많은 돈을 투자해야하는 것과 같은 위험을 식별합니다. 추천 섹션에서 활용 기회를 강조하십시오. 구현 비용을 포함하고 투자 수익률을 제공하고 각 기회에 대한 비용 절감 또는 실현을위한 시간표를 제공하십시오.
