서류 정리는 문서를 더 쉽게 찾을 수있는 오래된 시스템입니다. 이러한 문서에는 편지, 메모, 재무 기록, 보고서 및 기타 양식의 서신이 포함될 수 있습니다. 일관되고 효율적인 서류 접수 시스템을 갖추려면 적절한 절차를 거쳐야합니다. 오늘날의 전자 시대에도 비즈니스 및 홈 오피스는 여전히 종이 파일을 유지해야합니다.
카테고리
파일을 범주별로 그룹화하십시오. 기본 카테고리는 그 아래에 배치 될 다른 모든 파일 (하위 카테고리)을 나타내는 기본 제목이됩니다. 범주의 범위에 따라 파일 캐비닛 서랍 전체를 포괄 할 수 있습니다. 예:
카테고리: 급여 등록 2014 년 하위 카테고리: 급여 등록 2014 년 1 월 급여 등록 2014 년 2 월 급여 등록 2014 년 3 월
하위 카테고리를 연말까지 계속하십시오. 카테고리가 전체 서랍을 채울 경우 라벨을 만들어 서랍의 외부에 놓습니다. 하위 카테고리 폴더에 라벨을 지정하고 서랍 안에 배치하십시오. 한 서랍에 여러 범주가 있고 분류 된 하위 범주 파일 폴더를 그 안쪽에 배치 할 때 범주에 대해 매달린 폴더를 사용하십시오.
제출 규칙
두 가지 기본 파일 규칙은 알파벳순과 날짜 파일링입니다. 알파벳 순으로 파일을 작성하는 경우 알파벳 순으로 파일을 작성하십시오. 날짜 제출의 경우, 가장 최근 파일을 위에 올려 놓으십시오. 알파벳 순서에 적용되는 몇 가지 규칙이 있습니다.
이름으로 신청할 때는 첫 번째 편지 (Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company)로 신청하십시오.
이름이 동일한 경우 두 번째 문자로 파일을 만듭니다 (예: Ace, Adele, Angie, August).
성을 기준으로 한 파일 (즉, Connor, Luke, Denver, Marion, Fullerton, JD, Schuster, AP).
성의 이름이 동일하면 이니셜별로 파일을 만듭니다 (예: Garrison, DC, Garrison, EF, Garrison, GH, Garrison, YB).
성에 접두사가 포함 된 경우 첫 번째 접두사를 사용하십시오 (예: de la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH, PE, van Under).
2 개의 파일 (Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim)이있을 때 첫 번째 성으로 파일합니다.
파일 Mac, Mc, M '파일을 Mac으로; Saint와 Saint를 Saint (MacIntyre, McKnight, M'Clever 또는 Saint Paul 's, St. Mary 's)로 등록하십시오.
파일 관리
서류 정리 시스템이 제자리에 자리 잡으면 유지해야합니다. 모든 서류가 제출되도록 지정된 용지함이 있어야합니다. 그들 주위에 거짓말을하지 마십시오. 폴더 또는 서랍을 파일로 포장하지 마십시오. 이렇게하면 추출하기가 더 어려워집니다. 하루에 적어도 한 번은 제출을 시도하십시오. 소규모 회사를 운영하는 경우 일주일에 한 번하십시오. 사용중인 파일이있는 경우 새 파일을 만드십시오. 재활용 상자 또는 분쇄기에 불필요한 용지를 넣으십시오. 파일이 기밀이면 항상 서랍을 잠그십시오.
