비즈니스는 매년 수십만 개의 파일을 처리 할 수 있습니다. 조직은 당신이 중요 무언가를 찾고있는 동안 느끼는 스트레스를받으며 고민하는 것을 제거합니다. 올바른 파일 시스템은 비즈니스 운영을보다 원활하고 효과적으로 도와줍니다.
필요한 항목
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파일들
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파일 매달리기
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라벨 탭
파일을 분석하십시오. 고객의 성, 프로젝트 또는 시간순으로 정렬하는 것이 가장 좋습니까? 파일을 검색하는 동안 사용할 특성을 선택하십시오.
파일에 명확하게 레이블을 지정하십시오. 작은 파일을 교수형 폴더의 범주로 구분하십시오. 예를 들어, "July 2008"은 자체의 매달린 레이블 폴더를 가질 수 있으며 그 달의 모든 계약서 또는 폴더를 매달린 폴더에 삽입 할 수 있습니다.
파일을 다른 파일 캐비닛으로 분리하십시오. 소모품 주문, 급여 정보 및 이력서와 같은 관리 파일에 대해 하나의 캐비닛을 보유하십시오. 완료된 계약과 지불 및 프로젝트 정보가있는 클라이언트 파일을위한 또 다른 캐비닛 귀하의 비즈니스가 필요로하는 다른 모든 유형이 있습니다. 캐비닛에 명확하게 레이블을 지정하십시오.
제출 시스템을 동료에게 제시하기 전에 파일 시스템을 테스트하십시오. 모든 것을 쉽게 찾을 수 있고 물건을 정리하는 방법이 합리적인지 확인하십시오. 시간순으로 모든 것을 정리했지만 테스트 결과가 사전 순으로 표시된다면 시스템을 변경하십시오.
짧은 회의를하고 서류 정리 시스템을 설명하십시오. 모든 사람들이 시스템이 어떻게 작동하는지 이해하고 시스템을 따르는 것이 중요하다는 것을 이해하십시오.
누가 신고 할 것인지 결정하십시오. 한 사람에게 서류를 위임하거나 각자의 서류를 제출할 수 있습니다. 직원들은 사무실에 서류 캐비닛을 가지고있을 수 있지만 중앙 문서 시스템이 필요합니다. 이상적인 담당자는 한 명입니다.
중요한 문서를 매일 제출하십시오. 일상적인 신고는 조직적으로 유지하는 데 도움을 주며 서류 제출이 필요한 것보다 더 큰 업무가되지 않도록합니다. 각 사무실의 서류 정리 트레이를 사용하고 모든 작업 일의 끝에서 트레이를 비우십시오.
6 개월에서 12 개월마다 파일 시스템을 평가하십시오. 시스템에서 오래된 재료를 제거하십시오.
