학교와 같은 대규모 조직을 위해 프린터 소모품을 추적하고 주문하는 것은 어려울 수 있습니다. 프린터의 모든 모델은 다른 종류의 잉크 카트리지 또는 토너를 사용하며, 교체하기 전에 각 잉크 카트리지는 다른 페이지 수를 인쇄합니다. 구식 방식으로 주문한 잉크 카트리지를 추적 할 수 있지만 종이와 연필로 생성 된 목록으로 모든 관련 정보를 저장하는 스프레드 시트를 작성하면 시간이 절약되고 시간이 지남에 따라 잉크를 더 효과적으로 예산 할 수 있습니다.
컴퓨터의 스프레드 시트 프로그램을 사용하여 잉크 카트리지 주문을 추적 할 새 빈 스프레드 시트를 만듭니다. 컴퓨터에는 Microsoft Office와 함께 Microsoft Excel이 설치되었을 가능성이 있습니다. Excel이없는 경우 OpenOffice와 같은 무료 Office 제품군을 다운로드하여 설치하거나 무료 Gmail 계정에 가입하면 무료로 액세스 할 수있는 Google 문서 도구와 같은 온라인 도구를 사용하십시오.
추적 할 정보를 결정하십시오. 이는 사례별로 다를 수 있으며 전자 스프레드 시트를 사용하면 얻을 수있는 이점 중 하나는 필요에 따라 변경하는 정보를 쉽게 변경할 수 있다는 것입니다. 시작하려면 각 프린터가 설치된 방 번호, 프린터 종류, 잉크 카트리지 또는 토너 종류, 잉크 비용 및 교체 잉크를 마지막으로 주문한 날짜를 추적하십시오.
먼저 스프레드 시트 열의 헤더를 입력하십시오. 빈 스프레드 시트가 어떻게 구성되어 있는지 확인하십시오. 수직축을 따라 내려가는 일련의 행과 수평 액세스를 가로 지르는 한 줄의 문자가 있습니다. 첫 번째 셀 또는 행 1 열 A에 "Room Number"를 입력하십시오. 1 행 B 열에 "Printer Model"을 입력하십시오. "잉크 카트리지 모델"은 1 행 C 열에 들어가며, 추적하려는 각 정보에 대한 열 머리글을 입력 할 때까지 계속됩니다.
스프레드 시트에 입력 할 첫 번째 프린터를 선택하고 행 2 열 A에 방 번호를 입력하여 시작하십시오. 행 2 열 B에 프린터 모델을 입력 한 다음 해당 열에 관련 정보를 모두 입력하십시오 마지막으로 주문한 잉크.
행 3 열 A부터 시작하여 다음 프린터에 대한 정보를 입력 한 다음 각 해당 열에 해당 프린터의 다른 데이터를 입력하십시오. 모든 프린터 및 프린터 정보가 나열 될 때까지 새 행에 각 후속 프린터에 대한 정보를 계속 입력하십시오. 작업이 끝나면 스프레드 시트를 컴퓨터의 하드 드라이브에 저장하십시오.
특정 프린터의 잉크를 주문할 때마다 기록 할 빈 날짜 열을 추가로 작성하십시오. 끝나면 파일을 하드 드라이브에 저장하면 다음에 소모품을 주문할 때 사용할 수 있습니다.
팁
-
중요한 정보를 강조 표시하거나 조직의 도움으로 특수 서식을 사용하십시오. 예를 들어, 열 머리글에는 굵은 글꼴을 사용하고 동일한 조직 구성 단위에있는 프린터를 그룹화하는 색이 지정된 글꼴을 사용하십시오. 예를 들어 교직 용 프린터에는 녹색을, 학생용 프린터에는 파란색을 사용하고 라이브러리에 설정된 프린터에는 주황색을 사용할 수 있습니다.
몇 학기가 지나면 (예: 한 학기 또는 한 학년) - 해당 기간 동안 각 프린터의 잉크에 소비 된 총량입니다. 이 정보를 사용하여 일부 프린터가 다른 프린터보다 더 자주 사용되는지, 한 프린터가 다른 프린터보다 비용 효율적인지, 어떤 부서 또는 교실에서 잉크를 가장 많이 사용하는지 여부를 알 수 있습니다. 정보는 재정렬 및 예산 편성에 유용 할 수 있습니다. 목적.
