모든 조직의 모든 금융 거래는 결국 어떤 방식 으로든 총계정 원장에 게시됩니다. 컴퓨터 프로그램을 회계 용도로 사용하면 대부분의 재무 데이터가 자동으로 총계 장부에 전기되는 보조 원장과 유사한 채권 또는 채권으로 전기됩니다. 그러나 일부 항목은 총계정 원장에 직접 전기해야합니다. 총계정 원장에 직접 게시되는 거래는 자본 지출,이자 발생, 감가 상각 누적, 다음 회계 기간에 취소 될 조정 및 보조 원장을 통해 수행 할 수없는 기타 계정 조정입니다. 총계정 원장에 게시 할 때 여러 일반 회계 원장 항목을 사용하여 실수를 수정하면 어수선한 회계 기록이 작성되므로 정확한주의를 기울여야합니다. 그렇지만 총계 장부에 게시하는 것은 복잡하지 않습니다.
총계 장부에 게시해야하는 항목과 관련된 모든 문서를 모으십시오. 여기에는 구매 계약,리스 또는 대출 계약, 할부 상환 일정 및 감가 상각 일정이 포함될 수 있습니다.
게시해야하는 각 총계정 원장 항목을 상세히 설명하는 컴퓨터 또는 용지에 스프레드 시트를 준비하십시오. 총계정 원장 입력, 정확한 계좌 이체 및 금액, 그리고 해당 계좌 및 금액에 대한 완전한 설명을 포함 시키십시오. 귀하의 차변 금액을 왼쪽 열에, 오른쪽 열에있는 대변을 유지하십시오.
총계정 원장 항목에 대한 차변 및 대변을 합산하고 차변 및 대변 총액이 동일한 지 확인하십시오. 컴퓨터에서 스프레드 시트를 준비했다면 일반 회계 원장 모듈에 데이터를 입력하는 동안 참고 용으로 인쇄하십시오.
컴퓨터의 회계 프로그램에서 총계정 원장 모듈에 액세스하십시오. 귀하의 총계정 원장 일자가 귀하가 기입하기를 원하는 기간으로 설정되어 있는지 확인하십시오. 항목의 기간이 끝난 후 일반적으로 일반 회계 원장에 게시되기 때문에 이것은 중요합니다. 예를 들어, 이번 달이 실제로 2 월일 수 있지만 1 월의 총계정 원장 항목을 게시 할 수 있으므로이 경우 총계정 원장 일자가 1 월로 설정되어 있는지 확인하십시오.
회계 소프트웨어 사용자 설명서에 따라 총계정 원장 항목을 총계정 원장 모듈에 입력하십시오.
게시되지 않은 총계정 원장 항목의 보고서를 인쇄하십시오. 귀하가 이미 준비한 스프레드 시트를 점검하고 (필요한 경우 기계 테이프를 추가하여) 총계정 원장 엔트리를 교정하십시오. 총계정 원장 항목을 수정하십시오. 총계 장부에 아직 게시하지 마십시오.
일반 회계 원장 데이터의 컴퓨터 백업을 만듭니다. 일반 회계 원장 데이터 백업에 명확하게 레이블을 지정하고 안전한 위치에 저장하십시오.
회계 소프트웨어 사용자 설명서에 따라 총계정 원장 항목을 전기하십시오. 당신이 총계 장부에 게시 한 항목의 전체 기록을 인쇄하십시오. 영구 회계 기록의 일부로 적절한 파일 또는 원장 도서에 저장하십시오.
팁
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나중에 총계정 원장 항목을 설명 할 수 있는지 확신 할 수 없으므로 총계 장부에 게시하는 모든 항목을 항상 철저하게 문서화하십시오. 영구 회계 기록의 일부로 문서를 안전하게 보관하십시오. 컴퓨터를 사용하지 않고 대신 회계 처리 만하는 경우 일반적으로 허용되는 회계 형식의 장부에 수동으로 총계정 원장 항목을 기록하거나 게시하여 영향을받는 모든 계정의 잔액을 업데이트하십시오. 총계정 원장 항목을 철저히 기록하고 회계 기록을 안전한 장소에 보관하십시오.
