크리스마스 파티 자원 봉사자를위한 메모 작성 방법

직원 메모를 사용하여 사무실 축제 계획에 자원 봉사자를 요청하는 것은 많은 근로자를 참여시켜 그들이 사무실 팀에 포함시키는 느낌을 갖게하는 좋은 방법입니다. 직원 자원 봉사자를 효과적으로 사용하면 크리스마스 파티와 같은 행사를 방해받지 않고 벗어날 수 있습니다. 메모는 메시지 또는 공지 사항이 모든 수신자에게 전달되도록합니다. 크리스마스 파티 및 기타 사무실 행사를 계획 할 때는 참석하도록 초대 된 모든 사람이 날짜와 시간을 알고 있는지 확인해야합니다.

필요한 항목

잠재적 인 직원 자원 봉사자 목록
모든 잠재적 인 자원 봉사자를위한 연락처 정보
이벤트 일시, 장소 및 시간
자원 봉사자 시간 및 근무 조건 목록

귀하의 사무실에서 가질 크리스마스 파티의 유형을 결정하십시오. 이벤트가 사무실에서 또는 오프 사이트에서 개최 될지 결정하십시오. 예산을 설정하십시오. 직원의 배우자 또는 손님을 포함하여 초대 될 사람들의 수를 결정하십시오. 술을 제공할지 여부와 무료 음료 또는 현금 지급기를 제공할지 여부를 결정하십시오. 자원 봉사자를 안내하는 당사자의 매개 변수에 대한 자세한 목록을 보관하십시오.

파티를 조직하고 촉진하는 데 필요한 직원 자원 봉사자 수를 결정하십시오. 대부분의 경우 최소 10 명의 자원 봉사자가 모든 기능을 충실해야합니다. 자원 봉사자 지도자를 선택하여 다른 자원 봉사자를 감독하십시오. 책임자와 직접 조직의 세부 사항을상의하십시오. 각 예비 자원 봉사자에게 역할을 부여하기 전에 참여할 수있는 시간과 능력이 있는지 확인하십시오.

잠재적 인 자원 봉사자들에게 사무실 파티에 대한 도움이 필요하다는 메모를 작성하십시오. 자원 봉사자 연락 담당자로 활동하도록 선택한 직원의 이름을 입력하십시오. 모든 자원 봉사자가 너 외에, 파티를 조직하는 물류를 통해 추가로 일할 수 있다는 것을 이해해야합니다. 모든 메모 수령자에게 1 주일 이내에 연락하여 자원 봉사가 가능한지 알려주십시오. 도움을 청한 모든 사람들의 목록을 유지하십시오.

자원 한 사람들에게 두 번째 메모를 보냅니다. 특정 개인이나 소그룹에 파티 업무와 책임을 할당하십시오. 예를 들어, 식품 메뉴를 선택할 책임이있는 그룹 하나를 배치하십시오. 순환 초청을 담당하는 제 2 그룹; 장식, 파티 호의 및 선물 담당 3 그룹. 파티의 모든 측면이 다룰 때까지 작업을 계속 나누십시오. 파티가 대규모로, 공식적으로, 또는 복잡한 사내 모임보다 복잡한 경우 추가 자원 봉사자를 입회시켜야 할 수도 있습니다.

두 번째 메모에는 정리하고 준비 할 수있는 주간 또는 월간 파티 자원 봉사위원회 회의 일정을 발표합니다. 첫 회의는 행사 4 ~ 6 개월 전에 계획하십시오. 이것은 아무런 세부 사항도 간과하지 않으며 모든 자원 봉사자가 책임과 시간 약속을 이해할 수 있도록 도와줍니다. 현장에서 회사 시간에 회의 일정을 잡으십시오. 그러나 자원 봉사자의 일상 업무에 부정적인 영향을 미치지 않도록하십시오. 모든 자원 봉사자에게 킥 오프 회의에 참석할 지 여부를 알려달라고 요청하십시오.

메모를 사용하여 계획 프로세스 전반에 걸쳐 모든 자원 봉사자에게 정기적으로 후속 조치를 취하십시오. 각 메모에 마지막 회의에서 논의 된 내용과 다음 회의에서 논의 될 내용을 기술하십시오. 자원 봉사자에게 아이디어, 제안, 질문 또는 우려 사항이있는 경우 전체 그룹과 의사 소통하도록 요청하여 모든 사람이 계획 프로세스가 어떻게 진행되고 있는지를 완전히 알 수 있도록하십시오.

행사가 시작되기 전에 직원이나 자원 봉사자들에게 파티 준비에 대한 감사의 말을 전하고 사무실이나 회사의 모든 사람들에게 메모를 보내십시오. 이 감사의 표현은 자원 봉사자에게 중요합니다.