법률 사무소를 조직하는 것은 법률 보조원, 법률 비서 및 법률 보조원이 변호사를 지원할 수있는 좋은 방법입니다. 소규모 법률 사무소에서는 변호사가 스스로 조직해야 할 수도 있습니다. 대부분의 법률 사무소는 중앙 집중식 파일 시스템을 가지고 있으며 사례 파일은 사례 작업을 위해 필요한 경우에만 변호사에게 체크 아웃됩니다. 변호사는 고객과의 면담, 법원 소송 절차 진행, 선서 및 기타 사례 작업을 수행하기 때문에 사무실 조직에 의존하여 필요한 경우 서류를 찾습니다.
유망 케이스
법률 사무소의 각 변호사는 전향 적 사건과 관련된 정보를 추적하는 시스템이 필요합니다.Jim Wirken (캔자스 시티 Wirken Law Group 이사회의 민사 재판 검사 겸 회장)은 Prospective New Matter Report라는 양식을 사용할 것을 권장합니다. 이 표준 양식은 변호사가 잠재 고객의 정보를 추적하고 문제에 관한 대화에 대한 기록을 남기며 문제에 대해 컨설팅을 한 시간을 기록하는 데 도움이됩니다. 사례 파일을 나중에 열면 변호사 또는 지원 담당자가이 양식을 사용하여 사례 관리 데이터베이스 시스템에 종이 파일과 새 파일을 만들 수 있습니다.
파일 구성
파일 조직은 법률 사무소를 조직하는 열쇠입니다. 이 프로세스는 사례 파일을 구성하고 회계 레코드를 구성하는 데 중요합니다. 파일 조직은 또한 법률 사무소가 고객의 과실에 대한 인식을 억제하고 고객 유지를 돕습니다. 서류 파일의 경우, 법률 사무소는 각 파일 폴더를 구성하기위한 시스템을 개발해야합니다. 예를 들어 파일의 각 섹션에서 동일한 유형의 문서를 매번 배치해야합니다. 각 섹션에서 문서는 각 문서의 시작 및 끝 지점을 나타내는 색상 탭 (숫자 또는 날짜 포함)이 필요할 수 있습니다. 논문은 가장 최근의 문서를 각 섹션의 상단 또는 후면에 순서대로 제출해야합니다.
법률 회사는 파일 폴더 가이드를 개발하여 모든 직원에게 제공 할 수 있습니다. 새로운 파일 사무원은 파일 가이드를 이해하기 위해 교육이 필요할 수 있습니다. 변호사 및 법률 지원 인력은 대부분의 파일 업무에 전문 인력을 채용해야합니다.
전자 데이터 저장소
조직은 사례 관리 데이터베이스 시스템을 사용하여 사례 및 회계 정보를 추적 할 수도 있습니다. 일부 데이터베이스 관리 시스템에는 팩스, 전자 문서 및 스캔 한 문서를 전자 데이터베이스의 사례 파일에 첨부 할 수있는 기능이 있습니다. 일부 데이터베이스 시스템은 대리인이 클라이언트 대표에 대한 이해 상충 (윤리적 위반을 초래할 수 있음) 여부를 확인하는 것과 같이 비 일상적인 작업에 특히 유용합니다.
직원 및 변호사는이 데이터베이스 관리 시스템을 사용하여 정보를 전자적으로 저장하는 방법에 대한 교육을 받아야합니다. 법률 사무소는 중요한 고객 정보가 손실되지 않도록 레코드를 삽입하거나 삭제할 수있는 사용자의 프로필을 제한하고자 할 수 있습니다.
