정보 매핑은 절차, 정책 및 지원 문서를 이미 개발 한 회사에게 명확하고 효과적인 문서화 방법입니다. 프로 시저를 공식화하기 시작한 비즈니스는 정보 매핑 문서화 방법의 이점을 누릴 수 있습니다. 정보 매핑은 절차 전반에서 지침이나 정보의 중복을 방지하여 문서를 간소화합니다. 또한 문서 내에서 정보를 체계화하여보다 쉽게 이해할 수있는 형식을 제공합니다. 회사의 문서를 정보 맵 형식으로 변환하는 작업은 시간이 많이 걸리지 만 간단합니다.
모든 회사 문서를 검토하고 내용을 체계적으로 체계화하여 유사한 지침이 포함 된 범주로 구성하십시오. 충돌 및 복제를 제거하여 범주 내용을 개선하십시오.
예를 들어 많은 절차에는 책임에 대한 섹션이 있습니다. 이 유형의 컨텐츠의 경우 모든 문서에서 모든 "책임"유형 정보를 컴파일합니다. 그렇게함으로써, 한 책임이 다른 책임과 겹치는 책임이나 분야에서 갈등을 볼 수 있습니다. 여기에서 콘텐츠를 간소화하여 중복 또는 충돌을 제거하십시오. 고려해야 할 기타 내용에는 정의 및 안전 예방 조치가 포함됩니다.
각 유형의 컨텐츠에 대해 중앙 문서 또는 기타 개정 관리 정보 저장소를 생성합니다.
책임 사례로 돌아가서 마지막 단계에서 개선 한 책임 내용을 나열한 문서 하나를 만듭니다. 책임이 수행되는 절차를 참조하십시오. 이렇게하면 문서가 제대로 상호 참조됩니다.
비슷한 내용이 중앙 문서로 재배치되었으므로 기존 내용을 원래 절차에서 제거 할 수 있습니다. 원래 절차에서 이전 내용을 제거하고 새 중앙 참조 문서를 참조하십시오.
개정 과정에서 남아있는 문서 내용을 정보 맵 형식으로 업데이트하십시오. 관련 정보를 그룹화하여 문서 내용을 구성합니다. 하위 헤더를 포함하십시오. 가능하면 컨텐츠를보다 잘 시각화 할 수 있도록 테이블을 사용하십시오. 종업원이 일반적으로 수행하지만 절차에 문서화되지 않은 부족 지식 또는 단계를 포함시켜 모범 사례를 수립하십시오.
팁
-
정보 매핑은 단순한 것에서 복잡한 것까지 다양하며 관리를 위해 측정 가능한 피드백을 포함시킴으로써 더욱 향상 될 수 있습니다. 보다 복잡한 구현의 경우, 설립 회사 인 Information Mapping, Inc.와 같은 업체의 전문 서비스를 사용하여 매핑 된 또는 매핑되지 않은 절차를 최적화 할 수 있습니다. (참고 자료)
