문서 배포 매트릭스는 광범위한 사람들과 의사 소통하는 방법을 결정하기위한 시각적 참조를 제공합니다. 이 행렬은 비즈니스, 학교 및 기타 인쇄 된 또는 컴퓨터 화 된 문서를 통해 통신하는 다른 조직에서 유용합니다. Excel, Numbers, 1-2-3 또는 Calc와 같은 컴퓨터 화 된 스프레드 시트 도구는 문서 배포 매트릭스를 만드는 데 가장 좋은 도구이지만 테이블을 만들 수있는 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 조직 규모가 작 으면 매트릭스를 손으로 그릴 수 있습니다.
스프레드 시트 프로그램에서 새 통합 문서를 시작하거나 워드 프로세서 프로그램에서 새 테이블을 설정하십시오. 스프레드 시트 프로그램은 표보다 많은 데이터를 처리 할 수 있으므로 옵션이있는 경우 해당 형식을 선택하십시오.
조직에서 사용하는 모든 문서 유형을 스프레드 시트의 맨 윗줄에 두 번째 열부터 나열하십시오. 일반 매트릭스의 문서 유형에는 캘린더, 회의록, 수입 보고서 및 특별 게시판이 포함될 수 있습니다. 특정 프로젝트 용 매트릭스 인 경우 문서 범주가 아닌 프로젝트와 관련된 개별 문서를 나열하십시오. 예를 들어, 건설 프로젝트 문서 행렬은 전기 도면, 건축 도면, 입면도 및 특정 허가증 사본과 같은 항목을 나열 할 수 있습니다.
두 번째 행부터 스프레드 시트의 왼쪽에있는 첫 번째 열 아래로 비즈니스 또는 조직의 모든 회원을 나열하십시오. 해당되는 경우 사람들을 범주로 나눕니다. 예를 들어 소규모 비즈니스 매트릭스의 범주는 "관리"일 수 있습니다. 모든 관리 직원은 범주 제목 아래에 사전 순으로 나열되어 있고 "직원"은 사전 순으로 나열되어 있으며 "클라이언트"는 사전 순으로 나열되어 있고 "마케팅"은 외부 마케팅 연락처가 나열됩니다.
헤더 행과 열을 확인하여 두 목록이 모두 완료되었는지 확인하십시오. 행렬보기가 더 쉬워 진 경우 멤버 범주 행에 음영을 추가하여 문서를받는 사람 유형을 구분하십시오.
대부분의 스프레드 시트 프로그램에서 B 열이되는 첫 번째 문서 열을 아래로 내려 전자적으로 해당 문서를 받아야하는 사람 옆에 셀에 "e"를 삽입하십시오. 해당 문서의 종이 사본을 받아야하는 사람 옆에있는 셀에 "p"를 놓습니다. 사람이 그 문서를받지 못하면 그 사람의 이름 옆에 셀을 비워 두십시오. 필요가 더 복잡한 경우 조직에 맞게 표기법을 수정하십시오. 예를 들어, "2 paper copies"또는 "p-2"를 입력하여 여러 부수를 나타낼 수 있습니다. 조직의 모든 사람이 표기법을 이해하는 한, 자신에게 적합한 방법을 사용하십시오.
각 열에 대해이 과정을 반복하고 목록을 작성하여 종이와 전자 사본을 표시하십시오. 이것으로 문서 배포 매트릭스가 완성됩니다.
가능한 경우 문서 배포 매트릭스 워크 시트에서 연락처 정보 데이터베이스로 하이퍼 링크를 만듭니다. 이렇게하면 행렬에있는 이름을 클릭하여 그 사람의 연락처 정보를 열어 전자 또는 지문 복사본을 쉽게 보낼 수 있습니다. 이를 수행하는 방법은 스프레드 시트 프로그램의 "도움말"파일을 확인하십시오.
팁
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문서 분산 행렬을 사용하여 문서가 저장된 위치를 기록 할 수도 있습니다. 이 경우 "웹 서버", "본사 파일 캐비닛 1", "수신 컴퓨터"등과 같이 첫 번째 열에 문서를 나열하고 상단에 저장 위치를 나열하십시오. 문서 제목 행과 저장 위치 열이 만나는 셀에 "X"를 배치하십시오.
