프로젝트 관리자는 프로젝트가 끝나면 프로젝트 결과가 기대에 부합하는지 확인해야합니다. 그런 다음 최종 문서를 완성하고 프로젝트를 닫아야합니다. 일반적인 절차에는 승인 획득, 소유권 이전 및 제품 출시가 포함됩니다. 일반적으로 팀이 작업을 완료하고 상태 보고서를 업데이트하여 완료되었음을 알리기 위해 테스트를 수행하여 완료된 프로젝트를 승인합니다.
수락 테스트를 수행하십시오. 비공식 수용 방식에는 설치 또는 이벤트 완료가 포함됩니다. 공식 승인 방법에는 프로젝트 계획 단계 초기에 설정된 기준에 대한 사용자 테스트가 포함됩니다. 예를 들어 소프트웨어 응용 프로그램 개발 프로젝트에는 일반적으로 제품이 의도 한대로 작동 함을 입증하는 기능적, 시스템 및 사용자 테스트가 포함됩니다. 사용자가 제품이 자신의 필요를 충족시키지 못한다는 사실을 발견하면 프로젝트 완료가 이루어지기 전에 결과물을 거부하고 수정해야합니다.
사인 오프 문서를 작성하십시오. 이 동의 계약은 프로젝트 성공 기준을 나열합니다. 예를 들어, 직원의 자원 봉사 활동에 소요 된 시간을 기록 할 수 있도록 고안된보고 시스템을 테스트하기위한 체크리스트를 작성하십시오. 사용자는 인트라넷 기반 양식을 사용하여 선택한 활동에 대한 시간 만 제출하고 검토 할 수 있는지 확인해야합니다. 관리자는 감독하에 직원의 제출 내용을 검토 할 수 있어야합니다. 신청서는 관리자와 직원에게 제출 사실을 알리는 이메일을 보내야합니다. 직원은 제출 양식에 추가 활동을 추가하도록 요청할 수 있어야합니다.
고객, 스폰서 및 이해 관계자로부터 최종 프로젝트 완료 승인을 얻습니다. 이 사람들은 수락 계약서의 종이 사본에 서명하거나 Microsoft Office 웹 사이트에서 제공 한 것과 같은 온라인 템플릿이나 양식을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, InfoPath 양식을 사용하여 프로젝트 상태를 기반으로 이미지를 표시하거나 숨기는 조건부 서식을 사용하여 프로젝트 상태를 시각적으로 표시합니다.
팁
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종이 기반 사인 오프 절차 대신 전자 메일 메시지를 보냅니다. 예를 들어 Microsoft Outlook을 사용하여 "CTRL / N"키를 눌러 새 메시지를 만듭니다. "옵션"메뉴에서 "투표 버튼 사용"토글 버튼을 클릭하십시오. '승인, 거부'옵션을 선택하십시오. "Subject:"필드에 전자 메일 수신자가 로그 오프 할 프로젝트의 간단한 설명을 입력하십시오. 추가 텍스트, 그래픽 또는 문서를 삽입 할 수 있습니다. "보내기"버튼을 클릭하십시오. 수신자는 "위의 응답 그룹에서 투표를 클릭하여 투표하십시오."라는 지시문이 포함 된 메일 메시지를받습니다. 승인 된 사람과 거부 한 사람을 보려면 원본 메시지에서 "추적"버튼을 클릭하십시오.
