많은 조직에는 문제가 있으며 문제 해결에 대한 메모를 작성하려면 특정 단계를 따라야합니다.. 메모를 작성하기 전에 관련된 개인뿐만 아니라 문제와 관련된 모든 정보가 필요합니다. 때때로 문제를 해결하는 것은 커뮤니케이션을 향상시키는 문제입니다.
문제를 결정하거나 정의하십시오. 메모는 문제 진술로 시작해야합니다. 이것은 문제가 무엇인지에 대한 간단한 요약입니다. 이 정보를 가능한 한 가장 간단한 용어로 정리하여 관련된 모든 사람이 문제를 이해할 수 있도록하십시오.
가능한 원인을 찾으십시오. 귀하의 행동 계획은 원인을 제거하는 방향으로 조정될 수 있습니다.
누가 문제의 영향을 받는지 적어보십시오. 영향을받는 모든 사람들과 부서를 나열하고 방법을 설명하십시오. 예를 들어, 부적절한 컴퓨터 시스템은 고객 서비스 부서에 영향을 미치므로 신속하게 전화를 걸 수 없습니다. 이는 가난한 고객 서비스가 시장 점유율을 잃을 수 있기 때문에 회사의 수익성을 떨어 뜨릴 수 있습니다.
문제의 가능한 해결책 목록을 만드십시오. 한 가지 해결책은 컴퓨터 시스템을 완전히 업그레이드하는 것입니다. 또 다른 가능한 해결책은 빈약 한 시스템으로 인해 초과 전화를 처리하기 위해 더 많은 고객 서비스 담당자를 고용하는 것입니다. 문제를 해결할 수있는만큼 많은 해결책을 적어 두십시오.
최상의 솔루션을 추천하십시오. 선택한 방법이 왜 최선인지 설명하십시오. 그것을 구현하는 데 도움이되는 사람을 결정하십시오. 귀하의 권고에는 발생할 비용이 포함되어야합니다. 솔루션의 시작 시간과 종료 시간이 맞는지 확인하십시오. 솔루션에 참여할 개인 또는 부서를 요약하십시오.
