팩스 에티켓

많은 기업에서 팩스 송수신은 매일 발생합니다. 팩스는 너무 흔하며 쉽게 의사 소통을 할 수 있습니다. 몇 가지 간단한 단계를 따르면 팩스를 전문적으로 보이게 할 수 있습니다. 적절한 팩스 에티켓을 실천하면 비즈니스가 구축 한 전문적인 평판을 유지할 수 있습니다.

팩스 보내기

팩스 문서는 항상 비즈니스 프로세스임을 기억하십시오. 따라서 다음 기본 지침을 염두에 두십시오.

• 불필요한 정보 나 삽화가없는 표지 페이지를 항상 포함하십시오. 표지에 귀하의 이름과 연락처 정보, 페이지 수 (팩스 표지 포함), 수령인 및 기타 관련 정보를 포함하십시오. 팩스 수신자 만이 문서를 보는 사람은 아닐 수 있으므로 팩스 표지를 전문적으로 보관하십시오.

• 팩스를 전송 한 후 수신자에게 후속 전화를 겁니다. 팩스에 포함 된 내용에 대한 심층적 인 토론은 필요하지 않습니다. 팩스를 받았음을 단순히 확인하는 것입니다. 이 대화에서 적절한 시간에 팩스 자료에 대한 후속 질문을 통해 전화를 걸 수 있음을 알리는 것이 좋습니다.

• 기밀 정보를 팩스로 보낼 때 재량권을 행사하십시오. 개인 정보를 전송하는 경우 미리 팩스를 보내고 있음을 알리십시오. 이러한 유형의 문제를 피하는 한 가지 방법은 온라인 팩스 서비스를 이용하는 것입니다. 이러한 서비스는 개인 컴퓨터로 직접 팩스를 보냅니다.

• 원치 않는 자료를 보내는 것에는주의하십시오. 사무실에서 일하는 사람은 모두 저비용 의료 보험에 대한 광고 및 하와이로의 할인 된 여행을 얼마나 성가 시게하는지 알고 있습니다. 원하지 않는 팩스를 고객에게 보내는 경우, 드물지만 보장 될 때만 그렇게하십시오. 그러한 팩스를받지 않기를 요청하는 수신자로부터 요청을 받으면 원하는 것을 존중하고 목록에서 제거하십시오.

팩스 수신

팩스를 보내는 것과 마찬가지로, 팩스 수신과 관련하여 에티켓 규칙이 있습니다.

• 받은 기밀 팩스의 개인 정보를 존중하십시오. 동료 만 볼 수있는 용도로 개인 정보를 공유하지 마십시오.

• 민감한 팩스를 다른 사람들이 볼 수있는 곳에 두지 마십시오. 다른 기밀 서류처럼 팩스를 다루십시오.

• 팩스가 잘못 수신되면 발신자에게 전화를 통해 알려주십시오. 일반적으로 오류가있는 팩스는 모두 파기해야합니다.