사무실 통신은 주로 전자 메일 및 인스턴트 메시징에 의해 주도 될 수 있지만 거의 모든 사무실에서 엄청난 양의 서류를 접수하고 처리합니다. 실제로 미국 환경 보호국 (US Environmental Protection Agency)에 따르면 평범한 회사원은 매년 약 10,000 장의 종이 또는 매일 약 2 파운드의 종이 및 판지 제품을 처리합니다. 더 나은 사무실 메일 관리 절차는 내부 및 외부 통신의 원활한 흐름을 보장하기 위해 먼 길을 갈 수 있습니다.
적절한 직원 지정
중소기업이라 할지라도 한 사람이 모든 수신 및 발신 메일을 처리하도록 지정하여 목적지로 오는 도중에 분실되거나 잘못 지시되는 일이 없도록 할 수 있습니다. 조직 규모가 클수록 모든 직원 메일 및 패키지를 수신, 대조, 배포 및 수집하도록 직원을 할당해야합니다. 전자 메일이 공식 문서의 통신 및 배포를 위해 널리 사용되는 선택으로 자리 매김함에 따라 종이 우편물을 처리하는 것은 일반적인 회사 통신 채널을 통과하는 메일의 양에 따라 직원의 직무 내용의 일부일 수 있습니다. 상업적 배송 (예: UPS, FedEx, DHL)의 경우 접수는 일반적으로 도착한 패키지를 가장 먼저받는 사람이 가장 중요한 위치이기 때문에 가장 적합한 사람입니다. 그러나 일반적으로 접수 담당자에게 다른 모든 우편물 관리 업무를 넘겨주는 것은 좋지 않습니다. 왜냐하면 그 책임 때문에 종종 책상을 오랫동안 방치해야하기 때문입니다.
메일 배포 흐름도 만들기
메일 배포를 담당하는 관리자와 직원은 흐름 차트, 점검표 또는 회사에서 가장 편한 형식을 사용하여 모든 직원, 특히 메일 배포 및 수집을 감독 할 직원이 따라야하는 지침을 개발하는 데 협력해야합니다. 우편 수거의 모든 단계를 고려해야합니다: 중앙 수거 센터 (우편함, 우편 운송 업체, 법인 우체국, 포장 배달 요원 또는 일반 우편함)에서 우편물 수집; 메일 분류만을 위해 지정된 사무실의 특정 위치에서 대조; 부서별 또는 개별 우편함으로 배포하거나 각 사무실로 직접 배달 할 수 있습니다. 나가는 우편물을 모으고 모든 나가는 우편물이 적절하게 주소가 기입되고 도장이 찍혀 있는지 확인합니다. 우편 수거 / 분류 구역을 깔끔하고 충분하게 유지해야합니다.
필요한 물품 공급
직원이 자신의 업무를 수행하는 데 필요한 모든 물품이 우편 수거 / 배포 스테이션에 있는지 확인하십시오. 회사의 규모가 커서 중앙 위치를 사용하여 메일 배포가보다 효율적으로 이루어지면 견고한 우편 / 문학 기획자 또는 메일 분류기를 각 부서 또는 직원을위한 많은 큐비 홀을 세우고 각각에 명확하게 라벨을 지정하십시오. 부서는 개인보다 더 큰 새끼를 낳아야하므로 공간을 충분히 확보하십시오.테이프 롤 및 테이프 분배기가있는 잘 보관 된 캐비닛 또는 책상을 보관하십시오. 포장 재료; 봉투; 귀사의 주소가 미리 인쇄 된 다른 크기의 라벨을 반환하십시오. 회사의 가장 일반적인 메일 목적지 중 일부와 함께 여러 크기의 우편물 레이블이 미리 인쇄되어 있습니다. 시간 및 날짜 스탬프; 패키지 스케일; 펜; 마커; 저장고; 작은 핸드 트럭 또는 돌리. 산업 크기의 분쇄기와 재활용 쓰레기통을 포함하는 것을 잊지 마십시오. 한 사람이 파쇄하거나 재활용 할 수있는 것보다 많은 우편물을 사용하는 경우, 외부 문서 관리 / 재활용 회사와 계약을 체결하여 업무를 처리하십시오.
모든 수신 및 발신 메일 추적
모든 수신 및 발신 메일을 추적하는 전자 메일 관리 시스템을 만듭니다. 귀하의 비즈니스가 귀하와 보조자 인 경우이 단계를 건너 뛸 수 있지만 수십 명의 직원이있는 대형 부서 나 회사를 감독하는 경우 메일이 들어오는 날짜를 추적하고 필요한 경우 누구. 귀사가 민감한 법적 문서 및 패키지를 많이받는 경우 이러한 시스템을 만드는 것이 특히 중요합니다. 소규모 사무실에서도 항목이 생각보다 자주 손실됩니다. 예를 들어, 패키지가 언제 들어 왔는지와 수신자 또는 대리인이 청구 한 때를 보여주는 기본 Excel 스프레드 시트를 작성하여 이러한 절망적 인 상황을 피하는 것이 가장 좋습니다.
