귀하의 상사, 동료 및 부하 직원을 잘 지키는 것은 원활한 운영 사무실에 필수적입니다. 매일 많은 정보가 직접 또는 이메일이나 전화로 교환되는 반면, 때로는 (직원 평가를 포함하여) 토론 및 행동을 기념하는 사무실 메모를 작성하거나 제공해야합니다. 임박한 변화에 대해 모든 사람들이 "머리를 맞대고"있습니다. 생각을 정리하고 효과적인 메모를 작성하기 위해 알아야 할 것이 있습니다.
작성할 메모의 목적을 확인하십시오. 한 문장으로 요약 해보십시오. 예: 신입 사원 오리엔테이션; 여행 관련 클레임 처리를위한 새로운 절차; 휴일 Potluck. 이 문장은 수취인 바로 아래의 메모 상단에있는 "제목"줄을 구성합니다.
메모가 갈 사람을 확인하십시오. 몇 사람에게만 해당되는 경우 메모는 이름, 직책 및 부서별로 구분됩니다. 그러나 대규모 그룹으로가는 경우 단체 제목으로 식별됩니다. 예: 모든 직원; Division 4 Managers; 사무 지원 직원. 이 정보는 메모의 "받는 사람"행에 배치됩니다.
"보낸 사람"줄에서 본인과 본인을 식별하십시오. 모두가 "밥"으로 당신을 알고 있더라도, 당신은 당신의 이름과 성 모두로 자신을 확인해야합니다.
메모의 내용을 구성 할 때 "규칙 3"을 따르십시오. 구체적으로 말하면 독자들에게 그들에게 무엇을 말할 것인지, 그들에게 무엇을 말하고, 방금 말한 것을 반복하여 끝내십시오. 예를 들어, 귀하의 메모는 휴가철 산만 함이 도둑이 지갑과 개인 물건과 같은 물건을 도둑 맞도록 대중적으로 여긴다는 것을 직원들에게 상기시키는 것입니다. 첫 단락은 신중해야 할 필요성을 조언합니다. 두 번째 단락에서는 책상과 문을 잠그고 방문객을 더 잘 알 수있는 정보를 제공합니다. 세 번째 단락은 의심스러운 행동을하거나 사무실 도난의 희생자가 취할 행동을 권고합니다.
절차상의 내용이나 모든 유형의 체크리스트를 제공하는 메모에는 글 머리 기호를 사용하십시오. 이것들은 서술 문단에 포함시키는 것보다 따르기 쉽고 이해하기가 훨씬 쉽습니다.
페이지의 왼쪽과 오른쪽, 아래쪽에 1 인치 여백 규칙을 준수하십시오. 귀하의 페이지 상단 부분은 아마 레터 헤드 양식이나 상단 여백을 몇 인치 떨어 뜨리는 템플릿 일 것입니다. 레터 헤드가없는 경우 "메모"라는 단어를 페이지 상단에서 굵게 2 또는 3 인치 가운데에 배치하여 멋진 모양의 문서를 직접 만들 수 있습니다. "받는 사람:", "보낸 사람:"및 "제목:"은 왼쪽 여백에 입력됩니다. 메모 본문은 한 칸으로 나뉘어 있습니다.
12 포인트를 사용하십시오. 받는 사람이 쉽게 읽을 수있는 글꼴. Times New Roman과 Courier는 표준입니다. Bookman과 Palatino도 허용됩니다.
인쇄하기 전에 내용을 철저히 교정하십시오.
필요한만큼 사본을 복사하여 수령인에게 배포하십시오.
팁
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가능하면 메모를 한 페이지에 보관하십시오. 사무실의 모든 사람들이해야하는만큼, 여러 페이지로가는 모든 메모는 나중에 읽을 수 있도록 정리되어 결국 스택 맨 아래로 이동하게됩니다. 내용이 긴급한 성격이거나 앞으로 열리는 회의와 관련하여 일정을 잡을 필요가있는 경우 독자가 그 내용을 놓치지 않도록 제목 줄에 눈에 잘 띄도록하십시오.
경고
메모의 내용이 부정적이거나 어쩌면 혼란스러운 정신으로 작성된 경우에는 몇 시간 동안 또는 다음 날까지 따로 보관하고 다시 읽습니다.
