인보이스 발행 시스템은 비즈니스 미수금의 핵심입니다. 송장은 판매 된 제품 또는 서비스를 기반으로 준비됩니다. 송장의 데이터는 영업 기록, 고객 계좌 기록, 미수금 잔액 및 현금 계좌 저널에 해당합니다.
전자 및 수동
인보이스 발행에 사용되는 소프트웨어 시스템은 소규모 기업이 인보이스를 인쇄하기 전에 초기 데이터를 입력해야합니다. 각 시스템은 다른 변수를 요구하며 사용자에게 필요한 것을 묻습니다. 그런 다음 시스템은 채권으로 데이터를 전자적으로 통합합니다. 대조적으로, 수동 시스템을 설정할 때 소기업 소유자 또는 회계 책임자는 필요한 것을 결정하고 이에 따라 회계 시스템의 일부로 이것을 공식화합니다. 중소 기업이 서비스를 제공하든 제품을 판매하는지에 관계없이 송장 시스템을 설정하기위한 예비 단계 중 하나는 연락처 정보와 같은 기본 사항 외에 인보이스에 포함 할 내용을 결정하는 것입니다.
넘버링 시스템
각 인보이스에는 영업 시간순 또는 고객 번호별로 고유 한 식별 번호가 있어야합니다. 어느 방법으로 소규모 기업 소유주가 선택하든 이러한 고유 번호를 사용하여 장래에 특정 송장을 참조 할 수 있습니다.
송장 본문
구매자는 인보이스의 설명 섹션 아래에 항목 별 정보를 추가하여 고객이 송장 문서의 내용을 정확히 알고 싶어합니다. 예를 들어, 단순히 "서비스 요청"이라고 표시된 서비스 청구서는 고객 또는 중소기업이 나중에 참조하기에 너무 애매합니다. 그러나 설명에 "변경된 필터, 청소 된 팬, 테스트 된 점화"와 같은 더 구체적인 내용이 나와 있으면 고객과 서비스 제공 업체 모두 정확히 수행 한 작업을 알고 있습니다. 요금이 서비스 당 또는 시간 단위 인 경우,이 세부 사항이 설명에 포함되어야합니다. 송장이 제품에 대한 것이면 수량 및 단위당 가격을 포함하십시오. 이 정보는 영업 일지의 항목과 일치합니다.
신용 거래 조건
고객이 제공 할 크레딧 조건을 결정하고 송장에이를 포함시킵니다. 예를 들어, 지불이 신속히 이루어질 것으로 예상되는 경우 인보이스에는 "수령시 Net due by notation"이라는 표기가 있어야합니다. 영업 프로세스 중 고객에게 30 일간의 대금 지불을 요청하면 인보이스에 기한으로 기재하십시오.
모두 함께 가져옴
송장 처리 시스템은 회계 프로세스의 적절한 위치에 맞을 때 완료됩니다. 송장을 준비한 후에는 미수금을 수금 할 시간입니다. 각 인보이스 사본 한 부를 고객에게 우편으로 보내고 사업부는 사본 한 부를 보유합니다. 송장 금액은 판매 일지의 고객 계정에 전기됩니다. 지불이 접수되면 판매 저널의 고객 계정에서 금액이 공제되고 비즈니스 현금 계정에 금액이 추가됩니다. 이달 말 소기업 소유자는 미결제 인보이스를 메모하기 위해 계정을 검토하고 "지난 기한"이라고 표시된 인보이스의 두 번째 사본을 보내는 것과 같이 지불을 요청할 때 후속 조치를 취할 필요가 있습니다.
