통신 프로젝트 계획을 작성하는 방법

귀하의 회사 또는 조직이 중요한 정보를 소통하고 평소 채널이 충분하지 않은 경우 콘텐츠 및 상황에 맞게 맞춤화 된 전술적 커뮤니케이션 프로젝트를 계획하십시오. 맞춤형 계획의 혜택을받는 발표는 일반적으로 경영진 지도력의 변경, 고용 계획 및 정리 해고, 직원 복리 후생 변화 및 회사 시설 이전과 같이 중요하지 않은 일회성 사건입니다. 그들은 종종 외부 및 내부 관객을 포함합니다. 전술적 인 커뮤니케이션 프로젝트 계획을 세우면 중요한 질문, 즉 누가 무엇으로부터, 누구로부터, 어떤 방법으로, 언제, 어떤 방향으로, 누가 무엇을 듣고 있어야 하는지를 확신 할 수 있습니다. 계획은 또한 프로젝트 관리 업무를 원활하게하는 업무, 책임 및 일정을 식별합니다.

계획하기 전에 명확히하고 확인하십시오. 프로젝트의 "소유자"(보통 소유자를 지정하는 사람) - 귀하의 계획을 조언하고 승인 할 사람을 식별하십시오. 해당 프로젝트 소유자: - 발표 내용, 원하는 타이밍 및 기밀 요구 사항의 요지를 확인하십시오. 법률 또는 회원보고 요구 사항과 같은 비정상적인 민감성이나 상황이 존재하는지 확인하십시오. - 프로젝트가 홍보 및 의사 소통 전략 전반에 걸쳐 전략으로 적합한 지 확인하십시오. - 예를 들어 귀사의 인적 자원 관리자 또는 경영진 검색위원회 위원장과 같이 자세한 정보와 입력에 대한 정보를 얻을 수 있습니다. - 프로젝트 승인 및보고 요구 사항을 확인하십시오. 비공식적으로 프로젝트를 관리하든 프로젝트 팀을 구성하든 동의하십시오. - 법률, 인적 자원 및 재정 지명인 또는 특정 임원에 의한 검토와 같이 계획에서 흘러 나오는 작업 제품에 대한 승인 요구 사항을 확인합니다. - 예산 예상 및 외부 기관 이용과 같은 필요한 자원에 대한 매개 변수를 설정하십시오.

결정 목적과 목적. 목적은 일반적으로 "To …"로 시작하기를 원하는 일입니다. 목표는 일반적으로 활동 동사로 시작합니다.- 그들은 당신이 원하는 때, 프로세스 또는 원하는 결과로 기술됩니다. 그러한 관점에서 특정 날짜에 발표 할 목표는 하나의 목표입니다. 그 목적은 "회사의 이미지와 가치를 확인하는 방식으로 (주제)에 관한시기 적절하고 사실적인 정보를 얻기 위해 이해 관계자의 필요와 선호를 충족시키는 것"일 수 있습니다. 그 목적을 홍보 및 커뮤니케이션 전략 전반에 다시 연결하십시오.

이해 관계자와 관객 프로필. 전략적 계획은 통신 목표를 광범위하게 획기적으로 파악한 것으로 보입니다. 전술적 인 프로젝트를 위해 초점을 더욱 세밀하게 조정하십시오. 이해 관계자는 귀하가 나누려는 특정 정보의 영향을받을 수있는 그룹 또는 개인으로 주요 관객입니다. 인식을 생성, 변경 또는 긍정하려는 다른 잠재 고객을 목록에 추가하십시오. 다음 열 머리글이있는 표 또는 스프레드 시트를 사용하여 다음에 대한 분석을 요약하십시오. - 잠재 고객 세그먼트. 각각의 이름을주고, 필요한 경우 각주를 포함 시키십시오. 그룹 내 의사 소통 요구가 다른 경우 그룹을 서브 세그먼트 화하십시오. 예: 모든 직원, 영향을받는 부서의 직원, 관리자. "이것에 대해 누가 알기를 원하거나 좋아할 필요가있을 것인가?" 예를 들어 주요 고객, 주식 소유주, 일반 대중, 업계의 동료, 정치 단체 및 주요 공급 업체를 고려하십시오. 뉴스 매체가 타겟 세그먼트가 될지 선택하거나 대신 일반 대중 및 비즈니스 커뮤니티와 같은 세그먼트에 도달하기위한 채널로 고용됩니다. - 메시지가 필요합니다. 인식과 이해가 모든 관객에게 목표이지만, 일부 사람들에게는 특별한 필요가있을 수 있습니다. 직원들은 사무실 폐쇄와 같은 영향을받는 방법을 알고 싶어 할 수 있습니다. 예를 들어 협회 회원은 사임하는 경영 간부의 승계 절차를 원할 수 있습니다. 이사회 임원, 임원, 감독자 및 회계 관리자는 소식을 전하는 것이 아니라 커뮤니케이션을위한 계획을 필요로하는 사람들, 특히 역할을 수행 할 사람입니다. 각 세그먼트에 대한 주요 메시지를 식별하십시오. - 키 커뮤니케이터. 각 부문에서 누구의 의견을 듣고 싶습니까? 대변인을 각 그룹과의 의사 소통의 "얼굴"로 식별하십시오. 예를 들어 보도 자료에서 인용되거나 직원과 회의를 진행할 것입니다. 비즈니스 커뮤니티는 최고 경영자의 말을 듣기를 기대하지만 직원들은 자신의 계정 관리자가 감독자 및 주요 고객에게 알리는 것을 선호 할 수 있습니다.

캐스케이드 순서와 채널을 계획하십시오. 회사가 계획하고있는 커다란 변화의 신문에서 먼저 배워서 놀랐다면 놀랄 일이 일어나지 않도록 계단식 정보의 중요성과 "놀라움 없음"의 원칙을 이해하게됩니다. 임시 작업 테이블 또는 스프레드 시트에서 정보가 가장 널리 알려질 날짜 및 시간 (일반적으로 일반 뉴스 발표 시간)을 기준으로 대상 세그먼트를 알려줄 순서대로 나열하십시오. 일부 배포판은 동시에 배포 할 수도 있지만 일부 세그먼트의 경우 사전에 통신 알림을 받아야하는지 고려해야합니다. 예를 들어, 감독자는 직원 질문을 준비하는 데 시간이 필요할 수 있으며 임원은 임박한 신문 기사에 대한 통보를 환영 할 수 있습니다. 각 세그먼트 옆의 열에서 통신이 이루어지는 채널을 식별하십시오. 채널은 일반적으로 이벤트 및 서면 콘텐츠와 관련된 정보 배포 방법입니다. 예: - 경영진, 운영 이사회 멤버, 주요 부서장 및 상사를 위해 - 이메일로 사전 통지. - 종업원 용 - 이메일 통지, 부서별 회의, 화상 회의, 웹 사이트 내용 사전 전달. - 주요 구성 요소 - 팩스 및 전자 메일로 사전 통지, 라이브 프레젠테이션. - 일반 대중을위한 - 일반 보도 자료, 기자 회견, 웹 사이트 컨텐츠의 배포.

필요한 collaterals을 확인하십시오. Collaterals는 커뮤니케이션 프로젝트 계획 실행에 사용되는 자료입니다. 사진 및 녹음과 같은 문서 및 시청각 자료입니다. 이들을 다음과 같이 분류하십시오. - 다중 세그먼트와 함께 사용하는 파쇄 음영. 예: 보도 자료, 사실 자료, Q & A, 사진, 웹 사이트 컨텐츠. - 세그먼트 collateralals, 자신의 요구와 환경 설정 및 선호하는 대변인의 "목소리"주소 특정 청중에게가는 통신. 종종 이들은 위에서 언급 한 기초 자료 사본, 특히 보도 자료를 첨부 한 세그먼트의 주요 전달자 (Key Communicator)의 메모입니다. "우리 회사가 오늘 오후 늦게 발표하는 소식을 알려주고 싶었습니다 …"이러한 collaterals에는 경영진 및 감독자와 같은 주요 의사 소통 자의 대화 내용, 콘텐츠 개요 또는 AV가 포함될 수도 있습니다. - 조언 자료, 프로젝트에서 참여할 것으로 예상되는 다른 사람들에게 보내는 메모, 커뮤니케이션 계획 및 예상되는 역할에 대해 알려줍니다. 기초 및 세그먼트 부속물의 관련 사본을 첨부하십시오. 표 또는 스프레드 시트에서 각 담보물에 대해 이름, 주요 전달자, 배정 마감일, 승인 승인서, 최종 기한 날짜를 식별하십시오.

필요한 지원을 확인하십시오. 프로젝트의 롤아웃에 필요한 지원을 확인하고 가용성을 확인하십시오. 상설 지원이없는 경우 지원 품목, 출처 및 비용을 식별하는 것과 같이 지원을받는 방법을 테이블 또는 스프레드 시트를 사용하여 자세히 설명하십시오. - 협곡 작성 - 목표 세그먼트에 대한 연락처 정보로 메일 그룹 컴파일 - 그룹 이메일과 같은 대량 전송에 대한 능력과 책임 - 그룹 회의, 기자 회견 및 기타 관련 이벤트를위한 준비.

상세 프로젝트 출시. 테이블 또는 스프레드 시트를 사용하여 통신 개시를 계획하는 각 활동의 타이밍을 순차적으로 나열하고 확정하십시오. 언제, 누가, 무엇을 할 것인지, 그리고 각자 사용할 collaterals을 확인하십시오. 번호, 날짜 및 시간, 활동, 사용할 Collaterals, 책임자 및 상태 또는 메모와 같은 열 머리글을 고려하십시오. 집행 팀원, 감독자 및 지원 인력과 같이 참여자에게 제공하는 자문 자료에 프로젝트 롤아웃 세부 사항을 포함 시키도록 계획하십시오.

프로젝트 후속 조치 계획. 표 또는 스프레드 시트를 사용하여 다음과 같은 후속 조치를 자세히 설명하십시오. - 직원 및 뉴스 매체와 같은 이해 관계자의 포스트 발표 질문 - 프로젝트 실행 성공 및 잠재 고객 응답의 주관적 평가를 포함하여 프로젝트 평가

예산을 세우십시오. 조직의 재무 정책과 일치하는 예상 비용을 확인하십시오. 일반 통신 지원을 위해 기존 예산에 포함되지 않은 항목 만 식별하면됩니다.

프로젝트 계획 승인. 실행을 시작하고 개선 제안을 요청하기 전에 승인을 위해 프로젝트 소유자에게 작업을 제공하십시오. 짧은 실행 요약을 사용하여 제안서 서문을 작성하십시오. 이 개요에 따라 상세한 서술 대신 테이블 / 스프레드 시트를 통합하십시오: - 개요 요약 - 프로젝트 목적 및 목적 - 이해 관계자 및 대상 (테이블 또는 스프레드 시트) - 커뮤니케이션 롤아웃 세부 정보 (테이블 또는 스프레드 시트) - 일률 (테이블 또는 스프레드 시트) - 후속 계획 - 필수 지원 - 예산