비즈니스 비망록 또는 메모는 동료 및 직원에게 차기 회의를 알리는 가장 간단한 방법 중 하나입니다. 효과적인 회의 통지는 기본 회의 정보를 명확하고 간결하며 전문적인 방식으로 제공합니다.
관련 정보
- 일반적인 4 포인트 형식을 따르십시오. 이 표제에는 다음을 포함해야한다. 에, 에서, 날짜 과 제목 귀하의 직원 회의를위한 원형에 _ __ "To"필드는 회의에 초대 된 모든 사람들을 포함해야합니다. "From"은 귀하의 이름과 직책을 기재합니다. 통지서를 배포 한 날짜에 날짜를 기입하십시오. 메모는 "제목"필드에 "2019 년 8 월 15 일 관리자 회의"와 같은 내용을 적습니다.
- 회의의 목적을 진술하십시오. 시작 단락에는 시간과 장소를 포함한 모든 기본 관련 정보가 나와 있습니다. 예를 들어, "회의의 목적은 수정 된 직원 인센티브 플랜을 논의하는 것입니다. 회의는 오후 3시에 시작됩니다. 메인 회의실에서 1 시간 동안 지속됩니다. 모든 관리자와 감독자가 참석해야합니다. "
- 적용 대상에 대한 요약 제공 메모 본문에서 회의 도중. 가능한 경우 정보를 간략하게 보관하십시오. 실제 회의에서 논의 될 세부 사항은 그대로 두십시오. 예를 들어, "귀하의 의견의 결과로 회사는 2019 년 9 월 1 일 개정 된 직원 인센티브 계획을 발표 할 예정입니다. 새로운 계획은 월간 및 분기 별 목표를 달성 한 개인이 아닌 영업 팀에게 보상 할 것입니다. 우리는 영업 직원들이 팀에서 일하는 이익을 인식하고 재정적 인 인센티브로 이러한 추세를 조장 할 수 있기를 바랍니다. "
팁
-
통지서의 모든 정보는 회의와 관련이 있어야합니다. 회의에서 논의되지 않을 회사 관련 쟁점과 관련된 정보는 포함하지 마십시오.
회의 전
- 통지 수령자에게 준비를해야하는지 알린다. 회의에 참석하기 전에 어떤 식 으로든 읽거나 자료를 읽으십시오. 예를 들면 다음과 같습니다. "하루가 끝날 때마다 개정 된 인센티브 플랜 형식 및 정책에 대한 이메일을 각각 받게됩니다. 사전에 문서를 검토하여 내용을 논의하고 필요한 부분을 명확하게 설명 할 준비를하십시오."
- 회의 일정이 배포 될 때 초대 대상자에게 알리십시오. 예를 들면: "나는 회의 24 시간 전에 이메일을 통해 의제를 배포 할 것이므로, 수령시 의제를 검토하십시오."
- 참석자가 회의에 참석할 수 없다면 즉시 알려달라고 요청하십시오.따라서 정보를 검토 할 시간을 정할 수 있습니다. 의무적 인 모임 메모를 발송하더라도 일부 직원이나 초대 대상자는 휴가 또는 외출 중일 수 있습니다.
팁
-
사전에 회의 주제에 관한 질문에 답할 의향이 있거나 실제 회의에서 모든 설명이 다루어 져야하는지 여부를 초청자에게 알리십시오. 사전에 질문을 할 경우 연락 전화 번호 또는 이메일 주소를 제공하십시오.
