문서 보관은 더 이상 사용되지 않는 문서의 저장이지만 조직에서는이 문서를 과거 기록의 일종으로 보관해야합니다. 일반적으로 조직과 비즈니스는 문서를 보관하지만 개인은 다양한 이유로 문서를 보관할 수도 있습니다. 일련의 고려 사항 및 방법은 문서 보관과 관련됩니다. 경우에 따라 조직은 설명서를 관리하기위한 잘 정의 된 정책 세트를 갖게되며 조직에서 문서화 절차를 간략하게 설명합니다. 조직은 전자를 비롯한 다양한 미디어 유형을 비교적 쉽게 보관할 수 있습니다.
목적
조직은 조직의 전반적인 목적이나 역할과 관련하여 다양한 이유로 문서를 보관합니다. 종종 조직은 문화적 또는 역사적으로 중요한 문서이기 때문에 문서를 보관합니다. 또는 비즈니스가 아카이빙이 가장 효과적인 관리 방법 인 과거 문서에 대한 신뢰할 수있는 기록을 보관할 법적 또는 재정적 이유가있을 수 있습니다.
고려 사항
문서 보관이 필요한 모든 조직은 절차를 신중하게 고려해야합니다. 과거와 현재 진행중인 작업 모두에서 보관해야하는 문서를 결정하는 것이 당연히 기본 고려 사항입니다. 조직에서 작성하는 진행중인 문서의 경우 조직에서 보관을위한 일종의 일정에 도달 할 수 있습니다. 보관 방법 또한 다양하며 컴퓨팅 기술의 발전으로 많은 새로운 도구가 도입되어 많은 경우 효율적이고 비용 효율적인 솔루션을 제공합니다.
도구들
2011 년 현재 문서 보관을위한 소프트웨어 도구가 증가하여 조직은 저렴한 비용으로 보관할 수있는 기회를 더 많이 가질 수있게되었습니다. 조직은 전자 형식으로 저장하는 문서뿐만 아니라 종이 문서 및 기타 미디어를위한 도구로 소프트웨어 보관을 사용할 수 있습니다. 조직은 비 디지털 항목을 전자 형식으로 저장하거나 스캔하거나 변환하여 효과적인 기록 보관에 필요한 물리적 공간을 줄입니다.
위험
위험은 문서 보관 시스템에 내재되어 있으므로 조직에서는 조직 보관 정책을 만들 때이를 고려해야합니다. 문서를 전자 형식으로 저장하면 아카이브가 안전 할 경우에만 유효합니다. 그러므로 조직은 아카이브 도구와 서비스가 다른 방식으로 해결하는 아카이브의 안정성과 보안을 보호하기 위해 적절한 보호 책을 사용해야합니다.
은혜
효과적인 문서 보관 시스템을 갖추면 얻을 수있는 이점은 기술 솔루션의 출현으로 인해 증가했습니다. 전자 기록은 실제 공간을 덜 차지하며 경우에 따라 비즈니스 또는 조직의 주요 건물 내에 거주하지 않을 수도 있습니다. 예를 들어 일부 조직에서는 외부 문서 관리 서비스를 사용할 수 있습니다. 전자 기록을 사용하는 또 다른 이점은 조직에서 필요할 때 쉽게 검색 가능한 전자 형식으로 아카이브 된 컨텐트를 쉽고 빠르게 만들 수 있다는 것입니다.
