직원, 공급 업체 또는 고객과의 의사 소통 여부에 상관없이 효과적인 메시지를 생성하는 것이 비즈니스 성공에 매우 중요합니다. 비즈니스 의사 소통이 타깃에 다다를 수 있도록하려면 가장 효과적인 메시지에 공통적 인 다섯 가지 특성이 포함되어 있는지 확인해야합니다.
명확한 목적
효과적인 메시지에는 의도 된 청중에게 알리고, 설득하거나 협력 할 명확한 목적이 포함됩니다. 이 메시지는 관객의 이해 수준, 잠재적 반응 및 작곡가와의 관계에 따라 설계되어야합니다. 일반적으로 함께 처리해야하는 긴밀한 문제가없는 한 각 메시지에 하나의 주요 아이디어 만 포함하는 것이 가장 좋습니다. 비즈니스 의사 소통에 분명한 목적을두면 메시지를 전달하는 데 사용되는 매체를 결정하는 데 도움이됩니다.
적절한 채널
메시지를 전달할 적절한 채널을 선택하는 것도 중요합니다. 이메일 커뮤니케이션은 많은 사람들에게 제공 될 수 있으며 대면 커뮤니케이션은 소그룹에게 더 적합합니다. 직원 검토 또는 정책 변경과 같은 문서화가 필요한 공식적인 의사 소통은 서면 형식으로하는 것이 가장 좋습니다. 어떤 발신자가 특정 메시지에 가장 적합한지를 결정하는 것은 발신자의 몫입니다. 예를 들어, 회사 소셜을 발표하는 비디오 프레젠테이션은 직원을 흥분시키는 독창적이고 재미있는 방법이며, CEO의 가족에서 죽음을 알리기 위해 비디오를 사용하는 것은 민감하지 않을 수 있습니다. 매체는 메시지의 목적을 왜곡하지 않고 보완해야합니다.
정확한 사실
비즈니스 의사 소통을 위해서는보고 정보의 정확성이 요구됩니다. 효과적인 비즈니스 메시지의 특징에는 명확성, 명료성을 위해 이중 점검해야하는 명확한 날짜, 사실, 리소스 및 일정이 포함됩니다. 효과적인 메시지에는 특수 용어, 속어 및 "회사 말하기"가 없습니다. 예를 들어, "회사는 전략을 확장하기 위해 프리미엄 기회를 활용합니다."라고 말하면서 "우리 팀은 비즈니스를 성장시키는 데 도움이되는 최고의 자원을 사용합니다."라고 말하면서 간단하게 말합니다.
완전한 메시지
서면 및 구두로의 의사 소통은 메시지가 완료되었을 때만 유효합니다. 이야기의 일부만 알려주는 비즈니스 메시지는 수신자를 혼동 시키거나 의도 된대로 참여하지 못하게합니다. 좋은 테스트는 모든 메시지가 다음 질문에 모두 대답하는지 물어 보는 것입니다. 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게. 직원, 공급 업체 또는 비즈니스 파트너가 메시지에 대해 행동 할 수있는 유일한 방법은 전체 범위가 제공되는 경우입니다.
창조적 특성
비즈니스 의사 소통이 벤처 자본가 또는 보안 요원을위한 것인지 여부에 관계없이 사람들은 관심사에 대해서만주의를 기울입니다. 가장 효과적인 메시지는 짧고 매력적이며 중요한 것입니다. 대부분의 사람들은 모든 메시지가 흥미롭지 않기 때문에 비즈니스 의사 소통에 효과적인 메시지를 보내려면 약간의 창의성이 있어야합니다. 메시지를 요약하고 요약하면 읽힐 확률이 높아지며 큰 관심사를 강조하면 피드백과 행동이 권장됩니다.
