문서 관리 기능은 다양한 기능과 프로세스를 통해 조직의 문서 흐름과 저장소를 관리 할 책임이 있습니다. 여기에는 Siliconfareast.com에서 설명한대로 파일을 유지 관리하고 적절한 배포 및 개정 절차를 사용하는 것이 포함됩니다.
도서관 시스템
문서 관리 기능은 적절한 인원 액세스가 이루어 지지만 공식 문서의 소재가 항상 알려 지도록 내부 라이브러리 절차를 적절히 유지하는 역할을합니다.
저장 / 제기
문서 제어 기능의 또 다른 주요 활동은 필요한 모든 파일을 올바르게 액세스 할 수 있도록 문서 저장 및 파일링 기능입니다.
수정
문서 관리 기능은 또한 공식적으로 승인 된 문서가 적절한 프로세스 및 승인의 맥락에서만 수정되도록하는 책임이 있습니다. 이전에 승인 된 문서에 추가 변경 사항을 적용하기 전에 지정된 서명이 필요한 문서 (또는 프로젝트) 변경 요청 (DCR) 시스템이 필요할 수 있습니다.
작업 흐름
문서 관리 담당자는 워드 프로세싱이나 스캔과 같은 활동을 위해 적절한 사무직 또는 비서직 직원에게 문서를 할당하는 등 효율적인 작업 흐름을 보장하기위한 활동을 수행합니다.
추적
문서 제어 기능은 또한 문서가 너무 오랜 시간 동안 작업 흐름 프로세스를 거쳤다는 것을 나타내는 연령 목록 사용과 같은 전반적인 작업 흐름 프로세스를 통해 문서의 적시 생산을 추적합니다.
