회의록 작성 방법

사업에서 우리는 많은 결정을 내리는 동안 회의에 참석하거나 회의에서 나옵니다. 회의가 끝나면 회의록은 모든 참석자가 추가 조치를 취할 수 있도록 결정을합니다. 회의록은 참석자 목록 및 의제에서부터 취할 조치 및 추가 회의를위한 의사 결정에 이르기까지 회의의 모든 측면을 다룹니다. 특정 단계를 사용하여 회의록을 설정하면 팀, 동료 및 관리자가 토론 주제와 추후 조치에 대한 기대 사항을 알 수 있습니다.

회의 의제를 작성하는 지침으로 회의 의제를 사용하십시오. 회의 의제는 회의의 지침입니다. 참석자를 업데이트하여 목표, 목표를 달성하는 데 필요한 역할 및 지정된 항목을 알려줍니다. 회의가 의제에 기반하기 때문에, 의제는 회의록 작성의 지침이됩니다.

회의에서 참석자의 역할을 간략하게 설명하거나 토론을 위해 프로젝트를 진행합니다. 비회원이 누구에게 어떤 부서에 참석했는지, 그리고 어떤 특정한 목적을 가지고 있는지를 알 수 있도록 각 참석자의 역할을 설명하십시오. 참석자들의 역할을 개략적으로 설명하면 각자가 회의에 의도적으로 참석할 수 있습니다. 참석자의 역할은 회의 진행자와 참석자에게 중요하기 때문에 토론은 이전에 논의 된 주제로 인해 어려움없이 진행됩니다.

회의의 목적을 명확히 기술하여 강조 표시하십시오. 예: 의사 결정, 아이디어 수집 또는 진행 상황에 대한 팀 업데이트. 목 표를 작성하면 분의 독자가 회의의 목적을 분명히 이해하는 데 도움이됩니다. 목표 또는 목표 부분은 많은 고위 관리자가 읽는 것입니다. 그들이 목표에 관여 할 필요가 없다면 더 이상 읽을 필요가 없습니다. 관리자는 목표에 대한 기득권이있는 경우 다음 회의 참석을 선택할 수 있습니다.

회의에서 취해진 결정을 적는다. 다음 회의 의제를 결정하기 위해 작성되고 논의 된 모든 결정에 유의하십시오. 의사 결정을 작성하면 참석자와 비회원이 후속 조치가 필요한 경우 검토 할 수 있으며, 이후에 준비 할 수 있습니다. 회의에서 강조 표시된 결정은 다른 회의에서 더 이상의 논의가 필요하지 않는 한 행동하게되며, 그 자체로 결정이됩니다. 회의에서 취해진 결정을 포착하고 공유하는 것은 정확하고 유용한 분을 위해 매우 중요합니다.

책임이있는 개인의 이름 옆에 "다음 단계"작업을 작성하십시오. 이 단계를 통해 회의 진행자는 다음 회의를 준비 할 수있을뿐만 아니라 참석자 및 비회원이 회의 후 책임을 인식 할 수 있습니다. 이를 통해 개인은 다음 회의를 준비 할 수 있습니다. 작업을 완료하거나 회의를 완료하고 다음 회의에 참석할 수있는 다른 사람에게 위임 할 수 있습니다.

회의록 초안을 참석자에게 보냅니다. 초안은 참석자가 메모, 다음 단계 및 결정을 업데이트하여 회의록을 편집 할 수있게합니다. 초안 검토에서는 모든 정보가 올바르게 포착되고 개인이 자신이나 부서에 할당 된 작업을 관리하도록합니다. 검토 초안 프로세스의 일부로 의견에 대한 모든 참석자에게 마감 시간을 제공하십시오. 수정 사항을 수신하지 않은 경우 회의록은 모든 당사자가 수락 한 것으로 간주됩니다.

회의록을 보내십시오. 모든 의견이 수집되면 회의록을 회의에 초대 된 모든 개인에게 보냅니다. 정보를 필요로하는 직원이나 참석자를 다른 사람에게 복사하십시오. 회의록은 회의 종료 후 24 시간 이내에 또는 다음 회의 개최 12 시간 전 중 빠른 날짜로 전송되어야합니다.