대부분의 개인은 이메일 첨부 파일로 문서를 제출합니다. 그러나 우편 발송을위한 멋진 폴더를 만드는 것이 가장 좋습니다. 비즈니스 목적을 위해 문서를 작성하려는 목표는 상대방이 전문적인 언어로 필요로하는 정보를 포함시키는 것입니다. 그렇다고해서 언어가 어둡거나 어둡게 보이지는 않습니다. 문서를 읽는 사람들이 완전히 이해하지 못하는 경우, 주 문서를 설명하기 위해 글 머리 기호 정보의 별도 페이지를 만드는 것을 고려하십시오.
문서에 필요한 모든 정보를 수집하십시오. 다른 사람들이 쉽게 읽을 수있는 글꼴 크기로 문서에 명확한 정보를 제공하십시오. 좋은 시각적 인상을주기 위해 글꼴 크기와 인쇄 스타일을 실험 해보십시오. 문서를 보내기 전에 신뢰할 수있는 사람에게 문서를 검토하도록 요청하십시오.
문서를받을 사람의 이름, 직책 및 부서를 배치하십시오. 문서 작성자의 이름, 전자 메일 주소 및 전화 연락처를 포함하십시오. 표지의 오른쪽 상단 구석에 이런 종류의 정보를 입력하거나이 정보를 가운데에 놓으십시오.
문서가 제공하는 정보를 기술 한 요약서를 작성하십시오. 예를 들어 문서가 계약직 입찰에 해당한다고 명시하십시오. 실행 요약을 페이지 절반 이하로 제한하십시오. 독자가 문서에 제공된 정보와 관련하여 단서가없는 것처럼이 섹션을 작성하십시오. 이 요약서는 문서를받는 사람이 다른 사람들과 공유해야 할 정보를 제공해야합니다.
가장 중요한 정보부터 시작하여 토론하려는 프로젝트 관련 정보를 제공하십시오. 독자의 관심을 끌고 각 단락을 가로막 으십시오. 비즈니스 문서는 너무 많은 말로 지루해집니다. 보다 흥미로운 방식으로 정보를 표시하기 위해 부제목을 만듭니다.
그림을 당신의 말로 칠하십시오. 일어날 필요가있는 것을 설명하는 언어를 사용하여 독자가 작성하려고하는 점을 시각화 할 수있게하십시오.
경고
독자의 교육 수준에 대한 비즈니스 문서를 작성하십시오. 건설 현장에서 흙을 운반하는 굴착 회사를 고용하려는 경우 과학적 설명이 아닌 일상 업무에서 활용할 언어를 사용하십시오.
