전화 회의를 계획하는 방법. 기업 세계에서 회의는 커뮤니케이션의 중요한 부분입니다. 참가자가 서로 다른 사무실에 있거나 전세계 다른 지역에있을 수있는 회의를 진행하는 한 가지 방법은 전화 회의를 예약하는 것입니다. 전화 회의는 편리한 통화 방법 일 수 있지만 성공적으로 계획을 세울 수있는 몇 가지 단계가 있습니다. 다음 팁을 따라 전화 회의를 계획하십시오.
전화 회의 날짜와 시간을 결정하십시오. 시간을 계획 할 때 다른 시간대에 거주하는 참가자를 고려해야합니다.동료가 일반적으로 사무실에있을 때나 전후에 전화 회의를 계획하고 싶지는 않습니다.
회사의 컨퍼런스 센터에서 전화 회의 번호를 준비하거나 전화 회의를 용이하게하는 온라인 제공 업체에 문의하십시오. 여기에는 종종 설정 및 계정을 포함하고 약간의 비용을 지불하는 것이 포함되지만 회사에서 회의 서비스를 제공하지 않는 경우 편리한 옵션입니다.
날짜, 시간 및 제안 된 주제를 자세히 설명하는 모임 요청을 준비하십시오. 회의 통화에 충분한 시간을 제공하기 위해 전자 메일을 통해 전화 회의 참가자에게 몇 주 전에 보내야합니다. 참여자가 통화에 액세스하는 데 필요한 특정 다이얼링 지침과 PIN 번호를 포함하십시오.
전화 회의 의제를 만듭니다. 의제는 회의 통화를 성취하기 위해 원하는 것, 통화 후에 어떤 결과물이 필요하며 참가자들에게 다음 단계를 책임질 것입니다.
의제 및 전화로 며칠 전에 참가자가 검토해야 할 보충 정보를 보냅니다. 해결할 주제에 대한 배경을 제공하는 스프레드 시트 또는 보고서를 포함 할 수 있습니다.
컨퍼런스 콜 전날의 확인을받지 못한 참가자는 개인적으로 후속 조치를 취하십시오. 참가자가 회의 요청으로 이메일을받지 못했을 수 있으므로이 경우 통화가 가장 좋습니다.
